Implementasi Taktik Administrasi Konsep 7S Mckinsey

IMPLEMENTASI STRATEGI MANAJEMEN KONSEP 7S McKINSEY

ABSTRAK

Manajemen ialah proses kerjasama orang-orang untuk mencapai tujuan. Tempat atau wadah berprosesnya kerjasama orang-orang ialah Organisasi. Dalam melaksanakan proses untuk mencapai tujuan, harus berprinsip efisien dan efektif. Agar prinsip efisien dan efektif sanggup berjalan sebagaimana diharapkan, perlu taktik manajemen. Salah satu pendekatan taktik administrasi yang diputuskan organisasi ialah konsep 7S (dibaca : Seven S) McKinsey, mencakup Stucture, Strategi & Systems, Shared Values, Skills, Staf, & Style.Upaya pemahaman konsep 7S sebagai salah satu pendekatan taktik manajemen, perlu dengan contoh penerapan dari masing-masing komponen 7S tersebut pada suatu organisasi/perusahaan, sehingga definisi setiap komponen dan implementasinya sanggup dibandingkan satu sama lain.

Hasil studi ini ialah sebuah pemaparan / deskripsi atas implementasi taktik administrasi konsep 7S McKinsey untuk setiap komponen ”S” yang saling diberintegrasi satu sama lain menjadi konsep taktik administrasi yang untuh bagi suatu organisasi.Kata kunci : Stucture, Strategi & Systems, Shared Values, Skills, Staf, & Style

Latar Belakang

Dinamika kompetisi bisnis berlangsung terus menerus tanpa berhenti. Organisasi dituntut untuk terus bergerak dan diberinovasi demi mempertahankan kualitas produk dan atau jasa yang dihasilkannya bagi kepuasan pelanggannya. Hal ini berlaku bagi perusahaan / organisasi, terlebih swasta bahkan negeri/pemerintahanpun harus ada upaya countinous improvement (peningkatan yang berkelanjutan) atas produk dan atau jasa yang dihasilkannya tersebut. Upaya yang dimaksud supaya optimal dan berhasil guna harus ditunjang oleh taktik administrasi dengan memberdayakan seluruh resource yang dimiliki, sehingga samasukan dan tujuan yang sudah diputuskan sanggup tercapai.

Banyak taktik administrasi yang ditawarkan oleh banyak sekali literatur untuk memmenolong perusahaan menjalankan organisasinya. Salah satu diantaranya ialah Manajemen Strategi konsep 7S McKinsey. Skema konsep 7S ini dikenalkan pertama kali oleh McKinsey, sebuah forum konsultan administrasi yang memperlihatkan konsep 7S untuk diterapkan sebagai alternatif taktik administrasi pada dunia bisnis. Meskipun konsep tersebut diciptakan sekitar 30 tahun silam, namun masih mempunyai relevansi yang besar lengan berkuasa dengan dunia bisnis hingga ketika ini. Oleh sebab itu, tidak ada salahnya sebagai suatu studi kasus, sanggup disampaikan diberikut ini bagaimana penerapan/implementasi konsep 7S pada suatu perusahaan/organisasi, terlebih organisasi yang dimaksud bukan murni organisasi berorientasikan profit tetapi forum pendidikan

Tujuan dan Batasan

Karya tulis ini bertujuan untuk mempersembahkan citra dan pemaparan implementasi salah satu pendekatan taktik administrasi yaitu konsep 7S McKinsey dalam mengelola / menjalankan organisasi. Batasan ruang lingkup studi ini spesialuntuk mendeskripsikan / pemaparan penerapan 7S McKinsey, mencakup Stucture, Strategi & Systems, Shared Values, Skills, Staf, & Style, pada suatu organisasi, khususnya salah satu forum pendidikan acara diploma yang sedang berjalan/beroperasi ketika ini.

KAJIAN PUSTAKA

Pengertian dan Proses Manajemen Strategi

Manajemen taktik ialah suatu seni (keterampilan), metode, dan ilmu merumuskan, mengimplmentasikan, dan mengevaluasi serta mengawasi banyak sekali keputusan fungsional organisasi (bisnis dan non bisnis) yang selalu dipengaruhi oleh lingkungan internal dan eksternal, yang senantiasa berubah sehigga mempersembahkan kemampuan kepada organisasi untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang diharapkan.

Proses administrasi taktik terdiri dari tahapan : 

1. Analisa Lingkungan, 
2. Menetapkan Visi, Misi & Tujuan, 
3. Formulasi Strategi, 
4. Implementasi Strategi, dan 
5. Evaluasi Strategi.

 Dari uraian tersebut, sanggup digambarkan proses administrasi taktik sebagai diberikut :

Komponen Proses Manajemen Strategi

Komponen utama proses administrasi strategi, ialah sebagari diberikut :

1. Visi, suatu keinginan terhadap keadaan masa hadir yang dicita-citakan oleh organisasi. Biasanya visi dibentuk oleh para pendiri organisasi, tetapi tidak tertutup kemungkinan sebuah visi direvisi kalau ternyata perubahan-perubahan internal maupun eksternal organisasi sudah mengakibatkan visi tersebut menjadi tidak sesuai lagi.
2. Misi, pernyataan jangka panjang ihwal alasan yang membedakan antara organisasi satu dengan lainnya. Mission statements mengidentifikasikan ruang lingkup operasi suatu organisasi (perusahaan) dalam hal produk dan pasarnya.
3. Objective (Tujuan), ialah hasil selesai dari suatu acara atau kinerja. Dalam tujuan ini akan dtegaskan apa yang akan dicapai, kapan, berapa yang harus dicapai.
4. Strategi, ialah keterampilan dan ilmu memenangkan persaingan.
5. Kebijakan, yaitu cara mencapai tujuan perusahan. Kebijakan mencakup garis pedoman, hukum dan peraturan serta mekanisme guna mendukung perjuangan pencapaian tujuan.
6. Lingkungan, ialah lingkungan internal dan eksternal, yang akan mensugesti pilihan strategi, guna mendefinisikan situasi kompetitifnya.

7S McKinsey

Konsep 7-S McKinsey, terdiri dari : The Hard S’s, yaitu factor-faktor yang feasible dan simpel diidentifikasikan, mencakup : Stucture, Strategi & Systems, dan The Soft S’s, yaitu factor-faktor yang susah didefinisikan, mencakup : Shared Values, Skills, Staf, & Style. Uraian masing-masing factor sebagai diberikut :

1. Shared Values; Adalah nilai budaya kerja yang hidup ditengah organisasi tersebut. Merupakan suatu guideline bagi para anggota organisasi untuk tumbuh dan berkembang.
2. Structure; struktur organisasi (organizational structure) ialah cerminan dari shared values organisasi dalam upaya pencapaian samasukan dan tujuan organisasi secara optimal. Struktur yang sanggup mencerminkan shared values dengan baik akan memberdayakan organisasi untuk mencapai samasukan dan tujuan tersebut.
3. System; sistem yang dikembangkan organisasi juga bersumber pada shared values yang ada. Sistem ini termasuk banyak sekali hal yang menyangkut perencanaan, implementasi, kontrol dan evaluasi, anggaran, dan penghargaan.
4. Staff; menurut shared values yang ada, organisasi membentuk personil di dalamnya (pengelola). Organisasi akan memilih prasyarat orang-orang menyerupai apa yang dianggap sesuai dengan keberadaan dan tujuan organisasi. sepertiyang diketahui, kalau tujuan organisasi dan tujuan individu di dalamnya tidak searah, maka akan sangat susah bagi organisasi tersebut untuk sanggup tumbuh dan berkembang dengan baik.
5. Skills; ketrampilan setiap individu di dalam organisasi ialah unsur yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi mencapai samasukan dan tujuannya dengan efektif dan efisien. Jika ketrampilan para pelaksana organisasi kurang sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut untuk mewujudkan visinya, maka organisasi tersebut akan cenderung kontraproduktif. Oleh karenanya, skills ialah cerminan dari core competence organisasi, sebab taktik yang disusun juga ialah refleksi atas skills yang ada.
6. Style; gaya administrasi (kepemimpinan) organisasi ialah hasil perpaduan antara kelima elemen sebelumnya. Kelima elemen tersebut memilih gaya kepemimpinan menyerupai apakah yang paling sempurna supaya organisasi sanggup mencapai samasukan dan tujuannya secara efektif dan efisien. Gaya kepemimpinan yang kurang sempurna dengan kelima elemen tersebut akan mengakibatkan organisasi mnejadi gagal atau bahkan menuju kehancuran.
7. Strategy; Strategi suatu organisasi dimaksudkan supaya organisasi sanggup mempunyai kode yang terang dan tegas ihwal cara-cara yang dipakainya untuk mencapai samasukan dan tujuan organisasi.

METODOLOGI

• Pengumpulan Informasi Organisasi

Hal yang dilakukan dalam tahap ini ialah mengumpulkan informasi terkena karakteristik organisasi dan komponen-komponen proses administrasi taktik yang ada dan diterapkan oleh organisasi tersebut. Informasi diperoleh dari dokumen planning strategis organisasi, struktur organisasi serta dokumen mekanisme dan ketentuan organsiasi yang ketika ini berlaku dan diputuskan oleh organisasi.

• Deskripsi Implementasi

Pada tahap ini dilakuan kajian dan pemaparan serta tabulasi data dan informasi yang bersesuaian dari dokumen yang dimiliki organisasi dengan kajian pustaka, berkenaan pada ruang lingkup administrasi strategi, terutama penerapan / implementasi administrasi taktik dengan pendekatan konsep 7-S McKinsey.

• Data dan Analis  

Polimetode Manufaktur Bandung (POLMAN Bandung), sebelum tahun 1998 berjulukan Polimetode Mekanik Swiss – ITB (PMS-ITB) ialah institusi penyelenggara pendidikan tinggi acara profesional jenjang Diploma 3 (tiga) dan 4 (empat) Polimetode, didirikan pada tanggal 24 Maret 1975. Sesuai Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, Polimetode ialah sekolah tinggi tinggi yang mengemban kiprah dan fungsi sekolah tinggi tinggi dengan menyelenggarakan sejumlah bidang pengetahuan khusus yang diarahkan pada penerapan keahlian tertentu.Pada Sistem Pendidikan Nasional (UU 20/2003) dan Peraturan ihwal Pendidikan Tinggi (PP 60/1999), POLMAN Bandung dikategorikan pada jenis acara pendidikan dan bentuk penyelenggara pendidikan tinggi sebagai diberikut :

POLMAN Bandung sebagai penyelenggara Pendidikan Vokasi, dituntut mempersiapkan akseptor ajar untuk mempunyai pekerjaan dengan keahlian terapan tertentu terbaik setara dengan acara sarjana. Konsekuensi supaya akseptor ajar setelah lulus mempunyai pekerjaan dengan keahlian terapan tertentu, mengarahkan administrasi POLMAN Bandung semenjak pertama berdirinya hingga dengan ketika ini, secara bertahap, spesialuntuk menyelenggarakan jurusan/program studi yang spesifik dan satu sama lain sanggup menjadi satu kesatuan proses manufaktur, yaitu jurusan/program studi :

1. Teknik Manufaktur
2. Teknik Perancangan Manufaktur
3. Teknik Pengecoran Logam
4. Teknik Otomasi Manufaktur & Mekatronika

• Implementasi Komponen Proses Manajemen Strategi POLMAN
• Visi, “Menjadi institusi pendidikan dan penerapan teknologi manufaktur terdepan di Indonesia dan diakui secara internasional”. Makna visi ialah berusaha selalu mengacu kepada upaya-upaya penemuan dalam pendidikan dan teknologi yang berwawasan pada pengintegrasian kegiatan-kegiatan rekayasa, rancang bangun, produksi, pendidikan dan petes secara terpadu dan sinergi sehingga mempersembahkan daya guna dan hasil guna yang sebaik-baiknya bagi masyarakat.
• Misi, “Menyiapkan lulusan yang kompeten dalam bidang teknologi manufaktur dan bisa bersaing dalam pasar global, dengan membangun dan membuatkan pendidikan, rekayasa dan produksi”. Makna misi ialah berupaya menyiapkan mahasiswa menjadi anggota masyarakat yang mempunyai kemampuan profesional mengembangkan, menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berwawasan pada pengintegrasian kegiatan-kegiatan rekayasa, rancang bangun, produksi, pendidikan dan petes secara terpadu dan sinergi dalam lingkup kaidah-kaidah ekonomi kewirausahaan pasar terbuka, serta mengupayakan penerapannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat serta memperkaya kebudayaan nasional, memikul kiprah dan tanggung tanggapan untuk pengembangan sumber daya insan sesuai kebutuhan pembangunan, dengan mengingat pula kedudukannya sebagai belahan dari masyarakat ilmiah yang bersifat universal.
• Tujuan, membangun POLMAN menjadi institusi yang sanggup berdiri diatas kaki sendiri dan berkarakter wirausaha. Mandiri berarti institusi yang bisa untuk tumbuh dan berkembang secara berkelanjutan bantu-membantu dengan masyarakat lokal, nasional dan internasional dengan landasan akuntabilitas dan sustainabilitas. Berkarakter wirausaha berarti setiap acara diukur tingkat efektivitas dan efisiensinya dan dijalankan dengan mengedepankan kekuatan sinergi internal maupun eksternal bersama mitra-mitra perjuangan dengan prinsip tumbuh dan berkembang secara mutual dengan mengutamakan sustainabilitas jangka panjang.
• Strategi, Stategi Pengembangan pada peningkatan mutu serta kinerja Institusi untuk kegiatan Pendidikan, Petes, Produksi, Konsultasi, Rekayasa, Kemahasiswaan & Alumni, serta Manajemen Pendidikan Tinggi.
• Kebijakan :· Melaksanakan pendidikan tinggi teknologi manufaktur dengan ciri PBE (Production Based Education) & Kooperatif 3-2-1 (3 semester pertama di POLMAN, 2 semester di Industri, & 1 semester selesai di POLMAN) serta budaya presisi. Pelaksanaan pendidikan teknologi ini secara bersamaan dengan pendidikan kewirausahaan yang relevan, sehingga para lulusannya dibutuhkan bukan saja sanggup menjadi professional yang handal dan dipercaya, tetapi juga menja technopreneur yang jujur dan bermartabat.

1. Melaksanakan penelitian untuk menguasai dan membuatkan teknologi yang sanggup diaplikasikan guna membangun kekuatan industry nasional.
2. Melaksanakan dedikasi pada masyarakat dalam bentuk kegiatan petes, produksi, konsultasi, dan rekayasa (P2KR). Pelaksanaan P2KR ini sekaligus ialah peningkatan kemampuan, profesionalisme, serta pemupukan dana. Lebih khusus lagi, kegiatan produksi ialah kegiatan untuk memenuhi ciri PBE & 3-2-1
3. Melaksanakan kegiatan pengorganisasian dan administrasi yang mengarah kepada kemandirian institusi dan peningkatan kesejahteraan.

 Implementasi 7S McKinsey

1.  Shared Value, diterjemahkan sebagai proses bisnis, dengan visualisasi diagram sebagai diberikut:

• Structure, menerapkan perbedaan 3 fungsi unit kerja utama pada struktur organisasinya, dengan terdiri dari fungsi puller (penarik), core (inti) & support (penunjang). Gambar dibawah ini memperlihatkan pemilahan fungsi organisasi unit kerja yang dimikili, sebagai diberikut :
• System, menerapkan tingkatan tools system dalam menjalankan organisasi, yaitu terdiri dari :

1. Pedoman Mutu, mencantumkan Kebijakan, Samasukan dan Rencana yang mengandung kesepakatan POLMAN untuk selalu memdiberi jasa dan atau produk P3KR yang memuaskan, dan ialah pola kerangka kerja secara berkelanjutan
2. Prosedur, prosedur-prosedur yang berkaitan dengan kegiatan P3KR, contoh : Tinjauan Kontrak, Penyusunan Anggaran & Laporan Keuangan, Inventarisasi, Pengadaan Pegawai, Seleksi Rekanan, Sistem Penilaian mahasiswan, dsb.
3. Instruksi Kerja dan seluruh peraturan, baik yang diterbitkan secara internal maupun sumber luar berupa undang-undang atau peraturan yang berlaku
4. Formulir-formulir, masukana operasi sehari-hari sebagai alat acara kerja di unit atau antar unit internal dan eksternal.
5. Staff, pengelolaan dan pemeliharaan SDM dengan menerapkan mekanisme serta ketentuan sebagai diberikut :

• Penerapan Sistem Jenjang Karier Fungsional (JKF); Setiap pegawai mempunyai                 tingkatan/level diantara 1-17
• Penerapan Matriks Kompetensi, yaitu penilaian atas syarat jabatan dan kompetensi yang dimiliki oleh pegawai ybs. Bila kompetensi pegawai dibawah syarat jabatan, perlu diusulkan acara PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia).
• Penerapan Sistem Evaluasi Pegawai, yaitu penilaian kinerja pegawai. Dilakukan triwulan sekali.
• Penerapan Sistem Penilaian Dampak keikutsertaan setelah Diklat
• Pemdiberian peluang untuk PSDM dengan studi lanjut dan atau petes profesional DN atau LN

1. Skills, menetapkan kompetensi pada peningkatan :

• kepresisian produk hingga kemampuan toleransi 0,1% dan penguasaan teknologi pengendali numerik
• Pendidikan lanjut hingga spesialisasi (Sp2/S3 atau Sp1/S2)
• Ketepatan waktu (delivery) dalam kelulusan mahasiswa, penyelesaian produk/jasa hingga dengan zero delay
• Penurunan kehilangan working hours hingga dengan tinggal 2%
• Productivity hingga 85%
• Penyempurnaan organisasi untuk mengikuti perubahan lingkungan eksternal

1. Style, menerapkan :

• Pendidikan berbasis kegiatan produksi (production based education/PBE) dan berorientasi industri (mahasiswa melaksanakan produksi dalam jam praktek)
• Profil calon mahasiswa acara jalur profesional = kesetimbangan antara potensi kemampuan analitis dan psycho-motorik.
• Ujian masuk = tahap-1 ( ujian tulis: Matematika, Fisika dan B. Inggris); 700 terbaik masuk tahap-2 (uji trampil, kesehatan incl. Lab.test, wawancara); Diterima 200 orang.
• Perkuliahan / praktek system block :

1. Jumlah SKS D-3 = 120 sks : 55% Teori dan 45% praktek.
2. Pelaksanaan jam positif = 40% Teori dan 60% Praktek
3. Sistem blok = 1 ahad teori diikuti 2 ahad praktek.
4. Kehadiran mahasiswa (38 jam per minggu, 21 minggu/semester)
5. Kehadiran mahasiswa di dukung oleh peraturan disiplin (setiap keterlambatan dan absen terekam dan diikuti dengan hukuman kompensasi-peringatan lisan/tertulis – dikeluarkan). Bagian dari adab profesi.

• Pola Kerja Dosen dan Pegawai lainnya :

1. Setiap dosen dan pegawai lainnya wajib hadir di kampus 38 jam/minggu dalam 50 minggu/tahun.
2. Kehadiran harus dalam salah satu pola jam kerja (system shift)
3. Kegiatan P3KR (Pendidikan, Petes, Produksi, Konsultansi, Rekayasa)
4. Kehadiran-keterlambatan-izin-sakit-bolos-cuti direkam dengan mesin-kehadiran, dan direkapitulasi setiap bulan untuk diketahui Ketua/Kepala unit Kerja untuk diteruskan kepada dosen/pegawai ybs. Diberlakukan peraturan disiplin pegawai.
5. Keluar-masuk kampus harus mengisi form izin/dinas yang divalidasi oleh Ketua/Kepala Unit Kerja.
6. Dalam jam kerja masing-masing dan dalam lingkungan kampus dihentikan melaksanakan kegiatan bisnis pribadi

• One gate policy dalam layanan industry/kerjasama usaha/bisni, keuangan & pengadaan / pembelian barang
• Etika Profesi diperkenalkan kepada mahasiswa semenjak hari pertama kuliah/praktik di Polman, sebagai penerapan Peraturan Sekolah yang mencakup beberapa aspek kewajiban menghadiri 100% kuliah/praktik, sempurna waktu, jujur, kerjasama, saling menghargai/menghormati, etos kerja, tanggung-jawaban atas kemembersihkanan/penerapan kemudahan praktik, standard mutu, effisien, effektif. Sanksi dan penghargaan diterapkan; penghargaan didiberikan pada ketika wisuda.
• Budaya Keselamatan Kerja juga diperkenalkan semenjak hari pertama mahasiswa berada di Polman, terutama dalam menjalankan acara praktik di bengkel/lab./studio; sebab ialah persyaratan pertama bekerja di bengkel. Didiberikan mata-kuliah Kesehatan dan Keselamatan Kerja.
• Etika Profesi dan Keselamatan Kerja ialah belahan terpadu dalam Peraturan Disiplin dan Peraturan masing-masing bengkel/lab./studio/ruang kuliah.

1. Strategi :
2. Elemen
3. Strategi
4. PendidikAN
5. Program Pendidikan D-4 mengacu SME (Society of Manufacturing Engineers), SP-1 (S2 Terapan) dan Kelas Jauh/Kolaborasi
6. Penelitian
7. Keseimbangan Tri-Dharma dengan penelitian terapan dan relevan dengan kebutuhan masyarakat / industri
8. Pengabdian
9. Profesional dalam mengimplemen-tasikan IPTEK dengan landasan adab dan moral untuk pengembangan potensi
10. Kerjasama
11. Fokus pada penemuan bidang manufaktur untuk produk unggulan nasional
12. SDM
13. Tuntutan IPTEKS, Optimasi investasi teknologi dan ekspansi imbas POLMAN
14. Bahasa
15. Menjadi sentra bahasa untuk mendukung WCP (World Class Polytechnic)
16. Sarana & Pramasukana Memiliki kemudahan pendidikan berteknologi modern untuk industri manufaktur di Indonesia, Mesin-mesin perkakas berusia rata-rata 30 tahun, layak untuk di-update
17. Sistem Informasi Perkembangan digital technology, tuntutan akan pengolahan data yang cepat, akurat serta borderless
18. Pendanaan Corporate Culture/ala korporat, sistem insentif yang lebih adil, tuntutan transparansi dan akuntabilitas 
19. Kemahasiswaan Peningkatan softskill dan kreatifitas serta kewiraus

PENUTUP/SIMPULAN

1. Skema konsep 7S ini dikenalkan pertama kali oleh McKinsey, sebuah forum konsultan administrasi yang memperlihatkan konsep 7S untuk diterapkan sebagai alternatif taktik administrasi pada dunia bisnis. Meskipun konsep tersebut diciptakan sekitar 30 tahun silam, namun masih mempunyai relevansi yang besar lengan berkuasa dengan dunia bisnis hingga ketika ini.

2. Konsep 7S intinya ialah kependekan dari 7 dimensi/komponen yang dianggap ialah pilar bagi tegaknya sebuah kekokohan berdirinya organisasi/perusahaan.

3. SARAN

4. Tujuh pilar kunci (7S McKinsey) tersebut harus dipelihara dengan prinsip countinous improvement (peningkatan secara berkelanjutan pada setiap pilar/komponen-nya) dan dijalankan oleh pelakunya dengan penuh kefokusan dan diterima/diakui sebagai “ruh” organisasi. Sinergi seluruh pilar/komponen secara optimal, sanggup memdiberi peluang yang terbuka bagi kelancaran & kesuksesan organisasi.

5. Terabaikannya 7 pilar/komponen tersebut mengakibatkan kinerja organisasi kurang optimal, dan perlu effort bagi administrasi untuk menata dan mensine

REFERENSI/KEPUSTAKAAN

Antariksa, Yodhia (2010), Melejitkan Kinerja Bisnis dengan Formula 7S, blog taktik & manajeman, 7S yodia.htm, internet.

David, Fred R., Sutardi, Dono (Penerjemah), Manajemen Strategi Konsep, 2009, Penerbit Salemba Empat.

Mustamu, Ronny (2009), Memahami Konsep VMOS, 7-S McKinsey, dan Personal Values, The World of Ronny Mustamu, internet.

POLMAN Bandung (2009), Dokumen Rencana Strategis POLMAN Bandung 2005-2015

POLMAN Bandung (2009), Dokumen ISO 9001:

)* Penulis ialah Dosen Tetap Polimetode Manufaktur Bandung