Monday, February 18, 2019
PROYEK DAN MANPROYEK DAN MANAJEMEN FUNGSIONAL
1. Konsep dan Pemikiran Manajemen
Dari sejumlah aliran administrasi modern, sedikitnya ada tiga yang kuat besar dan berkaitan erat dengan konsep administrasi proyek, yaitu:
a. Manajemen Klasik atau Fungsional atau General management
Manajemen klasik membuktikan tugas-tugas administrasi berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan.
b. Pemikiran Sistem
Pemikiran sistem yaitu aliran yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas. Metodologinya yang erat berafiliasi dengan penyelenggaraan proyek yaitu sistem analisis, sistem engineering dan sistem manajemen.
c. Pendekatan Contingency
Pendekatan contingency atau situasional intinya beropini bahwa tidak ada satu pun pendekatan administrasi terbaik yang sanggup digunakan untuk mengelola setiap macam kegiatan.
Multidisiplin
Di samping konsep dan aliran ilmu – ilmu administrasi di atas, juga disadarai bahwa administrasi proyek ialah profesi multidisiplin dan bersifat kompleks yang tumpang tindih (overlaping) dengan disiplin lain. Seberapa besar tumpang tindih dan pertolongan tersebut bergantung pada sektor yang sedang mengaplikasikan administrasi proyek. Secara sederhana imbas dan masukan konsep dari ilmu di atas
Manajemen Klasik atau Fungsional
Definisi Manajemen berdasarkan H. Koontz (1982) yaitu proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan aktivitas anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai samasukan organisasi (perusahaan) yang sudah ditentukan. Yang dimaksut dengan proses yaitu mengerjakan sesuatu dengan pendekatan tenaga, keahlian, peralatan, dana dan informasi.
Fungsi administrasi berdasarkan pengertian di atas sanggup diuraikan lebih lanjut sebagai diberikut :
a. Merencanakan
Merencanakan berati menentukan dan menentukan langkah – langkah aktivitas yang akan hadir yang diharapkan untuk mencapai samasukan. Langkah pertama yaitu menentukan samasukan yang hendak dicapai, kemudian menyusun urutan langkah aktivitas untuk mencapainya. Makara perencanaan dimaksudkan untuk menjembatani antara samasukan yang akan diraih dengan keadaan atau situasi pertama. Salah satu aktivitas perencanaan yaitu pengambilan keputusan.
b. Mengorganisir
Mengorganisir sanggup diartikan sebagai segala sesuatu yang berafiliasi dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan aktivitas serta sumber daya kepada para akseptor kelompok (organisasi) semoga sanggup mencapai samasukan secara efisien. Pengaturan peranan dijabarkan menjadi pertolongan tugas, tanggung balasan dan otoritas. Atas dasar pertolongan tersebut selanjutnya disusun struktur organisasi.
c. Memimpin
Kepemimpinan yaitu mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya insan dalam organisasi semoga mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang sudah digariskan.
d. Mengendalikan
Mengendalikan yaitu menuntun dalam arti memantau, mengkaji, dan jika perlu mengadakan koreksi semoga hasil aktivitas sesuai dengan yang sudah ditentukan. Dalam fungsi ini hasil pelaksanaan aktivitas selalu diukur dan dibandingkan dengan rencana.
e. Staffing
Staffing mencakup pengadaan tenaga kerja, jumlah ataupun kualifikasi yang diharapkan bagi pelaksanaan aktivitas termasuk perekrutan, petes dan penyeleksian untuk menempati posisi dalam organisasi.
Prinsip Manajemen Klasik
Beberapa prinsip administrasi klasik yang penting diantaranya yaitu :
a. Departementalisasi dan Spesialisasi
Pemisahan aktivitas perjuangan atas dasar fungsi organik mendorong para pemimpin bidang (departemen) yang bersangkutan untuk lebih memperhatikan masing – masing bidangnya dibanding perjuangan koordinasi yang menyeluruh. Pembagian di atas akan mendorong timbulnya departemen atau bidang yang mempunyai tenaga seorang andal dengan keahlian, tes kerja dan pengalaman yang dipersiapkan dan dipertahankan untuk jenis pekerjaan tertentu. Bila paket pekerjaan tertentu ini diserahkan kepada departemen tersebut akan sanggup diselesaikan secara efektif dan efisien.
b. Strutur Piramida
Struktur ini mengandung pengertian bahwa ukuran besar kecilnya kompetensi sebanding dengan tinggi rendahnya tingkatan di lapisan yang berjenjang dari organisasi tersebut. Tanggung balasan serta wewenang untuk mencapai samasukan yang sudah ditentukan sebelumnya didiberikan kepada mereka sesuai dengan posisi di jenjang hierarki. Semakin tinggi posisi, semakin besar wewenang untuk mengambil keputusan. Pelaksanaan dan klasifikasi keputusan disampaikan ke bawah, sedangakn informasi dan laporan pelaksanaan diajukan ke atas melalui lapisan birokrasi.
c. Otoritas dan Rantai Komando
Pola otoritas mengikuti komando vertikal, mengalir dari jenjang teratas hingga urutan terbawah. Bawahan mendapatkan perintah dari dan melapor kepada spesialuntuk satu atasan. Wewenang pejabat terbatas pada batas- batas area yang bersangkutan atau didasarkan atas dokumen tertentu yang memdiberi klarifikasi dan kewenangan khusus.
d. Pengambilan Keputusan dan Disiplin
Dalam hal pengambilan keputusan, titik berat diarahkan untuk membina pejabat direktur semoga sanggup diserahi tanggung balasan dalam mengambil keputusan. Disiplin akan tumbuh dari hasil kepemimpinan yang baik, termasuk perhatian atas keinginan subordinat dan adanya penalti jika terjadi pelanggaran.
e. Lini dan Staf
Pejabat Lini membuat keputusan – keputusan sesuai dengan wewenangnya, sedangkan anggota staff mempersembahkan nasihat hasil dari aliran dan pengalamannya. Anggota staff tidak mempunyai wewenang mengeluarkan perintah kepada pejabat lini.
f. Hubungan Atasan – Bawahan
melaluiataubersamaini pertolongan otoritas yang berjenjang dan jalur pelaporan satu arah, hal ini berarti keberhasilan aktivitas tergantung pada kekerabatan antara atasan dengan bawahan. Keleluasaan ruang gerak bagi bawahan untuk membuatkan inisiatif dan mencipatakan suasana tumbuhnya semangat kerjasama perlu mendapatkan perhatian dari pimpinan.
g. Arus Kegiatan Horisontal
Hubungan yang membuka arus aktivitas horisontal dalam administrasi klasik terselenggara dalam aneka macam bentuk, ibarat rapat koordinasi antar departemen, pembentukan komite dan panitia untuk membicarakan dan membagi pekerjaan yang sifatnya memerlukan koordinasi yang insentif.
h. Kriteria Keberhasilan dan Tujuan Tunggal
Perkembangan dunia perjuangan sampaumur ini menuntut semoga disamping tujuan mencapai laba , perlu diperhatikan pula faktor – faktor lain, ibarat pelestarian lingkungan, impian keikutsertaan masyarakat setempat untuk ikut memasok tenaga kerja dan material lokal.
2. Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya
A. Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat Berubah dalam Kurun Waktu yang Relatif Pendek
Kegiatan dimulai dari tahap konseptual, kemudian dilanjutkan dengan tahap definisi dan diakhiri dengan tahap implementasi fisik. Setiap tahap mempunyai aktivitas yang bersifat mayoritas dengan intensitas yang pada pertamanya menanjak dan berangsur turun menjelang selesai tahap yang bersangkutan. Naik turunnya intensitas aktivitas mengandung arti bahwa disamping memperhatikan kekhususan di setiap tahap, pengelola juga harus cepat tanggap terhadap perubahan yang terjadi. Perencanaan penyediaan sumber daya ataupun mekanisme pemakaiannya harus sanggup mengikuti irama naik turunnya intensitas ataupun perubahan jenis aktivitas dengan tepat. Di samping mengelola aktivitas jangka pendek dengan intensitas dan jenis aktivitas yang berubah cepat tersebut, dibutuhkan pula metode dan metode pemantauan, pengawasan dan pengendalian yang cukup peka atau sensitif. Hal ini memungkinkan ditemukannya penyimpangan selagi masih dalam tahap pertama sehingga masih tersedia waktu untuk mengadakan perbaikan sebelum berdampak besar.
B. Sifat Kegiatan yang Nonrutin dengan Samasukan Jelas dan Waktu Terbatas
Kegiatan nonrutin berarti dalam banyak hal belum dikenal. Adanya samasukan yang jelas, jadwal yang ketat dan keberadaannya yang bersifat sementara, sering diartikan sebagai aktivitas yang bercorak jadwal kilat (crash program) yang cenderung memprioritaskan pencapaian jadwal ketimbang samasukan yang lain. Karena keterbatasan waktu maka perencanaan dan keputusan yang diambil hendaknya didasarkan atas analisis yang matang. Analisis yang matang dan keputusan yang sempurna dalam waktu terbatas akan sanggup terjadi jika ada perhatian khusus terhadap aktivitas tersebut.
C. Sifat Kegiatan yang Bermacam – macam serta Meliputi Berbagai Keahlian
Macam aktivitas proyek berguaka ragam, mulai dari pengkajian aspek ekonomi , duduk perkara dampak lingkungan, design engineering, pembelian, manufaktur, hingga pada inspeksi dan tes kemampuan dan pemahaman produk, gedung atau instalasi yahng selesai dibangun. Masing – masing aktivitas memerlukan tenaga andal atau keahlian dari setiap disiplin ilmu yang bersangkutan. Adanya ”fragmentasi” yang ditandai dengan tersebarnya tenaga andal ke aneka macam loaksi proyek dalam waktu yang relatif usang akan cepat mengurangi kemampuan departemen yang yang bersangkutan dan juga perusahaan untuk menangani proyek yang lain, yang mungkin hadir pada waktu bersamaan. Untuk mengatasinya ditempuh jalan mengusahakan penerapan bersama sumber daya atau tenaga andal oleh beberapa proyek dari departemen fungsional, dengan membuka arus aktivitas horisontal.
D. Bersifat Multikompleks
Kompleksitas suatu proyek, disamping ditandai oleh banyaknya jenis dan jumlah kegiatan, juga ditandai oleh jumlah kekerabatan ke dalam dan ke luar dari organisasi – organisai akseptor proyek. Hubungan ke dalam yaitu kekerabatan dengan departemen fungsional, sedangkan kekerabatan ke luar yaitu kekerabatan dengan subkontraktor, rekanan, instansi pemerintah, penyandang dana. Untuk mengatasi duduk perkara tersebut diambil langkah sbb. :
- Mengadakan rapat koordinasi atau kontak bentuk lain diantara pihak yang berkepentingan.
- Membentuk panitia ad-hoc dengan anggota yang terdiri dari wakil organisasi yang berkepentingan.
- Membuat mekanisme dan peraturan kerja sama
- Membuat planning kerja dengan melibatkan mereka yang bersangkutan
Jika hasil yang diperoleh tidak memuaskan maka dibuat institusi atau posisi permguant selama proyek berlangsung, yang berfungsi sebagai koordinator dan integrator semoga aktivitas itu ditangani sebagai kesatuan utuh oleh individu yang mempunyai tanggung balasan atas keberhasilan proyek secara keseluruhan.
E. Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan Kadar Resiko Tinggi
Makna dari suatu aktivitas yang berlangsung sekali lewat ialah tidak dikendakinya adanya pengulangan alasannya yaitu akan menjadikan penambahan biaya dan melewati jadwal yang ditentukan. Untuk keperluan itu digunakan pendekatan sebagai diberikut :
- Dilakukan pengkajian yang menyoroti tiruana aspek kelayakan proyek sebelum memasuki tahap implemetasi.
- Pengkajian dilakukan tahap demi tahap semoga sanggup dicegah pengeluaran yang sekaligus berjumlah besar, sedangkan resiko kelangsungan proyek dalam arti terus atau tidak boleh masih belum terang benar.
- Untuk menghindari pengulangan diusahakan membuat perencanaan pekerjaan seteliti mungkin dengan menggunakan metode sesuai keperluan.
F. Peserta mempunyai Multisamasukan yang Seringkali Berbeda
Peserta proyek bisa terdiri dari aneka macam bidang, baik dari internal maupun eksternal yang bisa saja mempunyai samasukan yang sama, tidak sama atau bahkan berlawanan. Disini pengelola berhadapan dengan campuran dari aneka macam organisasi atau bab – bagiannya yang relatif berdikari dengan multisamasukan. Dalam keadaan ini pengelola hendaknya menggunakan pendekatan sistem semoga aktivitas yang bersangkutan sanggup terjalin menjadi satu sistem terpadu dengan prioritas tunggal yaitu kepentingan proyek.
G. Waktu Mulai dan Penutupan
Mengingat periode berlangsungnya siklus proyek relatif pendek maka akan selalu ada aktivitas pertama yang terjadi pada waktu mulai dan pada waktu penutupan, sehingga perlu suatu pengelolaan spesifik yang berkaitan dengan aktivitas tersebut. Pada konsep administrasi proyek, insiden tersebut dijelaskan sebagai diberikut :
1. Proyek Inisiasi
Tahap ini menandai dan mengakui proyek mulai berlangsung. Peristiwa ini umumnya dilampaui oleh aktivitas studi kelayakan dan definisi keperluan lain – lainnya.
2. Penutupan atau Terminasi Proyek
Tahap ini yaitu masa selesai siklus proyek yang ditandai dengan adanya aktivitas penyerahan hasil selesai proyek ibarat inspeksi dan testing akhir, prakomisi, start up serta turnover.
Perilaku dan Fenomena Kegiatan Proyek
Tuntutan Pengelolaan dan Tanggapan untuk Mengatasinya
a. Bersifat dinamis. Intensitas dan jenis aktivitas berubah dalam waktu relatif pendek
- Cepat tanggap atas adanya perubahan
- Metode pemantauan dan pengendalian harus sensitif
- Perencanaan dan pengendalian terpadu
b. Nonrutin, belum dikenal, tetapi samasukan sudah digunakan dengan terang dalam waktu terbatas
- Perhatian khusus oleh tim yang berdedikasi di bawah pimpro
c. Kegiatan bermacam ragam mencakup bermacam keahlian dan keterampilan
- Agar pemakaian sumber daya efisien dari segi perusahaan, perlu pemakaian bersama, digunakan organisasi matriks
d. Bersifat multikompleks. Melibatkan banyak akseptor dari luar dan dari dalam organisasi
- Penanggung balasan tunggal, pengutamaan pada koordinasi dan integrasi, pendekatan sistem dalam implementasi
e. Kegiatan berlangsung sekali lewat, dengan resiko relatif tinggi
- Pendekatan pragmatis, setapak demi setapak digunakan analisis sistem dalam perencanaan
f. Pelaksanaan aktivitas oleh banyak pihak, bidang atau organisasi
- Untuk memperkecil kendala birokrasi, diciptakan arus aktivitas dan komunikasi horisontal
g. Organisasi akseptor proyek sering mempunyai samasukan yang sama dan tidak sama pada waktu yang bersamaan
- Bersifat joint venture
- Pendekatan administrasi sistem
1.3 Manajemen Proyek
Definisi Manajemen Proyek berdasarkan H. Kerzner (1982) yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai samasukan jangka pendek yang sudah ditentukan. Lebih jauh, administrasi proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki vertikal dan horisontal. Konsep administrasi proyek yaitu :
- Menggunakan pengertian administrasi berdasarkan fungsinya
- Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan samasukan yang sudah digariskan secara spesifik.
- Memakai pendekatan sistem (system approach to management)
- Mempunyai hierarki horisontal disamping hierarki vertikal
B. Teknik dan Metode yang Bercorak Khusus
Beberapa metode dan metode yang spesifik untuk menangani aktivitas proyek yang hingga derajat tertentu membedakannya dari administrasi klasik, diantaranya yaitu :
1. Merencanakan
Pada aspek perencanaan, baik administrasi proyek maupun administrasi klasik mengikuti hierarki perencanaan. Namun pada tahap operasional administrasi proyek perlu didukung oleh suatu metode perencanaan. Metode tersebut adalah:
- Analisis jaenteng kerja
- Metode penyusunan asumsi biaya proyek, dilakukan dengan sedikit demi sedikit sesuai dengan keperluan dan informasi.
2. Mengorganisir
Dibuat susunan organisasi yang memacu terselenggaranya arus aktivitas horisontal ataupun vertikal, dengan tujuan dicapainya penerapan sumber daya secara optimal.
3. Memimpin
Pimpinan tunggal dari kelompok dan bab organisasi diserahi kiprah khusus. Jadi, ia memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integrasi yang arus kerjanya vertikal dan horisontal menyilang lini/struktur fungsional yang sudah ada sebelumnya. Untuk melengkapi atau menambah otoritas resmi pimpro yang umumnya dianggap kurang dibanding tanggung jawabannya, maka harus dikembangkan expert power dan referent power.
Penanggung balasan Tunggal
Karena sifat aktivitas yang beragam, maka perlu adanya satu titik rujukan yang sanggup bertindak sebagai :
- Pusat sumber informasi bagi tiruana duduk perkara yang berkaitan dengan proyek
- Pelaku koordinasi dan tindak lanjut antara akseptor proyek
- Integrator dan pendorong semoga aktivitas dikerjakan sesuai prioritas dan kepentingan yang lain dari proyek
- Penanggunggugatan (accountability) terhadap pelaksanaan penyelenggaraan proyek
Aspek Integrasi
Penekanan khusus fungsi kepemimpinan dalam administrasi proyek yaitu sebagai integrator, terutama jika administrasi proyek ini beroperasi dengan menggunakan struktur organisasi matriks. Bila kadar ketergantungannya cukup besar, maka diharapkan langkah integrasi yang intensif semoga aktivitas bisa menjadi sinkron dan tidak terlepas sendiri – sendiri.
4. Mengendalikan
Dalam aktivitas proyek diharapkan adanya keterpaduan antara perencanaan dan pengendalian yang relatif lebih erat dibanding dengan aktivitas yang bersifat rutin. Diperlukan metode yang sanggup mengungkapkan atau mendeteksi penyimpangan sedini mungkin.
5. Menggunakan Pendekatan Sistem
Pendekatan ini menekankan bahwa proyek yaitu bab dari siklus sistem yang lengkap. Untuk mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik digunakan engineering sistem, sedangkan pada tahap implementasi digunakan administrasi sistem.
6. Pendekatan Contingency atau Situasional
Pendekatan contingency menyatakan bahwa kiprah administrasi yaitu mengidentifikasi metode dan metode mana yang harus digunakan untuk menangani suatu aktivitas pada waktu dan kondisi tertentu untuk mencapai persetujuan perusahaan dengan efektif dan efisien.
C. Evolusi Manajemen Proyek
Perumusan dan pelaksanaan administrasi proyek mengalami pertumbuhan secara bertahap. Defini 4 jenis organisasi proyek berdasarkan Keith Davis adalah:
1. Ekspeditor Proyek
Ekspeditor Proyek tidak melaksanakan fungsi manajer, tetapi mnegerjakan dua fungsi pokok, yaitu :
- Sebagai ”ekspeditor pekerjaan”
Menjelaskan ”bahasa” dan aspek metode yang kompleks menjadi parameter yang perlu diketahui oleh pimpinan dan mereka yang berkepentingan.
- Sebagai sentra komunikasi penyelenggaraan proyek
Ekspeditor proyek siap menjawaban pertanyaan dan mempersembahkan informasi kemajuan proyek dan duduk perkara lain kepada stake folder.
2. Koordinator Proyek
Koordinator proyek yaitu pimpinan staff dan mempunyai kebebasan untuk bertindak dan bertanggungjawaban atas tindakannya. Ia melaksanakan kepemimpinan melalui mekanisme bukan otoritas lini.
3. Konfederasi Proyek
Mempunyai fungsi manajemen, ibarat merencanakan, mengorganisir, memimpin, melaksanakan motivasi dan mengendalikan aktivitas proyek, termasuk juga pekerjaan ekspeditor dan koordinator.
4. Manajemen Proyek
Manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk memimpin penyelenggaraan proyek. Ia mempunyai jalur kontak yang luas, baik ke dalam maupun ke luar.
D. Kapan Manajemen Proyek Digunakan
D. I Cleland dan W. R. King menyarankan semoga dipertimbangkan untuk menggunakan administrasi jika menghadapi situasi sebagai diberikut :
- Menyangkut Reputasi Perusahaan
Bila keberhasilan atau pelaksanaan suatu aktivitas kuat besar terhadap reputasi perusahaan. Pendekatan ini memungkinkan mobilitas tenaga dan sumber daya lain secara efektif.
- Derajat Keterkaitan dan Ketergantungan yang Amat Besar
Bila tujuan perusahaan harus dicapai dengan melaksanakan kiprah –tugas yang memerlukan kolaborasi erat dari aneka macam bidang internal ataupun external organisasi.
- Besarnya ukuran aktivitas (Usaha)
Bilamana volume aktivitas suborganisasi secara substansi melebihi beban normal pada kurun waktu tertentu sehingga untuk melaksanakannya memerlukan embel-embel sumber daya, maka pendekatan pengelolaan dengan administrasi proyek berkhasiat untuk dipertimbangkan semoga penerapan sumber daya sanggup efektif dan efisien dipandang dari segi perusahaan secara menyeluruh.
MANAAJEMEN FUNGSIONAL
1. Konsep dan Pemikiran Manajemen
Dari sejumlah aliran administrasi modern, sedikitnya ada tiga yang kuat besar dan berkaitan erat dengan konsep administrasi proyek, yaitu:
- Manajemen Klasik atau Fungsional atau General management Manajemen klasik membuktikan tugas-tugas administrasi berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan.
- Pemikiran Sistem Pemikiran sistem yaitu aliran yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas. Metodologinya yang erat berafiliasi dengan penyelenggaraan proyek yaitu sistem analisis, sistem engineering dan sistem manajemen.
- Pendekatan Contingency Pendekatan contingency atau situasional intinya beropini bahwa tidak ada satu pun pendekatan administrasi terbaik yang sanggup digunakan untuk mengelola setiap macam kegiatan.
Multidisiplin
Di samping konsep dan aliran ilmu – ilmu administrasi di atas, juga disadarai bahwa administrasi proyek ialah profesi multidisiplin dan bersifat kompleks yang tumpang tindih (overlaping) dengan disiplin lain. Seberapa besar tumpang tindih dan pertolongan tersebut bergantung pada sektor yang sedang mengaplikasikan administrasi proyek. Secara sederhana imbas dan masukan konsep dari ilmu di atas
Manajemen Klasik atau Fungsional
Definisi Manajemen berdasarkan H. Koontz (1982) yaitu proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan aktivitas anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai samasukan organisasi (perusahaan) yang sudah ditentukan. Yang dimaksut dengan proses yaitu mengerjakan sesuatu dengan pendekatan tenaga, keahlian, peralatan, dana dan informasi.
Fungsi administrasi berdasarkan pengertian di atas sanggup diuraikan lebih lanjut sebagai diberikut :
a. Merencanakan
Merencanakan berati menentukan dan menentukan langkah – langkah aktivitas yang akan hadir yang diharapkan untuk mencapai samasukan. Langkah pertama yaitu menentukan samasukan yang hendak dicapai, kemudian menyusun urutan langkah aktivitas untuk mencapainya. Makara perencanaan dimaksudkan untuk menjembatani antara samasukan yang akan diraih dengan keadaan atau situasi pertama. Salah satu aktivitas perencanaan yaitu pengambilan keputusan.
b. Mengorganisir
Mengorganisir sanggup diartikan sebagai segala sesuatu yang berafiliasi dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan aktivitas serta sumber daya kepada para akseptor kelompok (organisasi) semoga sanggup mencapai samasukan secara efisien. Pengaturan peranan dijabarkan menjadi pertolongan tugas, tanggung balasan dan otoritas. Atas dasar pertolongan tersebut selanjutnya disusun struktur organisasi.
c. Memimpin
Kepemimpinan yaitu mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya insan dalam organisasi semoga mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang sudah digariskan.
d. Mengendalikan
Mengendalikan yaitu menuntun dalam arti memantau, mengkaji, dan jika perlu mengadakan koreksi semoga hasil aktivitas sesuai dengan yang sudah ditentukan. Dalam fungsi ini hasil pelaksanaan aktivitas selalu diukur dan dibandingkan dengan rencana.
e. Staffing
Staffing mencakup pengadaan tenaga kerja, jumlah ataupun kualifikasi yang diharapkan bagi pelaksanaan aktivitas termasuk perekrutan, petes dan penyeleksian untuk menempati posisi dalam organisasi.
Prinsip Manajemen Klasik
Beberapa prinsip administrasi klasik yang penting diantaranya yaitu :
a. Departementalisasi dan Spesialisasi
Pemisahan aktivitas perjuangan atas dasar fungsi organik mendorong para pemimpin bidang (departemen) yang bersangkutan untuk lebih memperhatikan masing – masing bidangnya dibanding perjuangan koordinasi yang menyeluruh. Pembagian di atas akan mendorong timbulnya departemen atau bidang yang mempunyai tenaga seorang andal dengan keahlian, tes kerja dan pengalaman yang dipersiapkan dan dipertahankan untuk jenis pekerjaan tertentu. Bila paket pekerjaan tertentu ini diserahkan kepada departemen tersebut akan sanggup diselesaikan secara efektif dan efisien.
b. Strutur Piramida
Struktur ini mengandung pengertian bahwa ukuran besar kecilnya kompetensi sebanding dengan tinggi rendahnya tingkatan di lapisan yang berjenjang dari organisasi tersebut. Tanggung balasan serta wewenang untuk mencapai samasukan yang sudah ditentukan sebelumnya didiberikan kepada mereka sesuai dengan posisi di jenjang hierarki. Semakin tinggi posisi, semakin besar wewenang untuk mengambil keputusan. Pelaksanaan dan klasifikasi keputusan disampaikan ke bawah, sedangakn informasi dan laporan pelaksanaan diajukan ke atas melalui lapisan birokrasi.
c. Otoritas dan Rantai Komando
Pola otoritas mengikuti komando vertikal, mengalir dari jenjang teratas hingga urutan terbawah. Bawahan mendapatkan perintah dari dan melapor kepada spesialuntuk satu atasan. Wewenang pejabat terbatas pada batas- batas area yang bersangkutan atau didasarkan atas dokumen tertentu yang memdiberi klarifikasi dan kewenangan khusus.
d. Pengambilan Keputusan dan Disiplin
Dalam hal pengambilan keputusan, titik berat diarahkan untuk membina pejabat direktur semoga sanggup diserahi tanggung balasan dalam mengambil keputusan. Disiplin akan tumbuh dari hasil kepemimpinan yang baik, termasuk perhatian atas keinginan subordinat dan adanya penalti jika terjadi pelanggaran.
e. Lini dan Staf
Pejabat Lini membuat keputusan – keputusan sesuai dengan wewenangnya, sedangkan anggota staff mempersembahkan nasihat hasil dari aliran dan pengalamannya. Anggota staff tidak mempunyai wewenang mengeluarkan perintah kepada pejabat lini.
f. Hubungan Atasan – Bawahan
melaluiataubersamaini pertolongan otoritas yang berjenjang dan jalur pelaporan satu arah, hal ini berarti keberhasilan aktivitas tergantung pada kekerabatan antara atasan dengan bawahan. Keleluasaan ruang gerak bagi bawahan untuk membuatkan inisiatif dan mencipatakan suasana tumbuhnya semangat kerjasama perlu mendapatkan perhatian dari pimpinan.
g. Arus Kegiatan Horisontal
Hubungan yang membuka arus aktivitas horisontal dalam administrasi klasik terselenggara dalam aneka macam bentuk, ibarat rapat koordinasi antar departemen, pembentukan komite dan panitia untuk membicarakan dan membagi pekerjaan yang sifatnya memerlukan koordinasi yang insentif.
h. Kriteria Keberhasilan dan Tujuan Tunggal
Perkembangan dunia perjuangan sampaumur ini menuntut semoga disamping tujuan mencapai laba , perlu diperhatikan pula faktor – faktor lain, ibarat pelestarian lingkungan, impian keikutsertaan masyarakat setempat untuk ikut memasok tenaga kerja dan material lokal.
2. Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya
A. Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat Berubah dalam Kurun Waktu yang Relatif Pendek
Kegiatan dimulai dari tahap konseptual, kemudian dilanjutkan dengan tahap definisi dan diakhiri dengan tahap implementasi fisik. Setiap tahap mempunyai aktivitas yang bersifat mayoritas dengan intensitas yang pada pertamanya menanjak dan berangsur turun menjelang selesai tahap yang bersangkutan. Naik turunnya intensitas aktivitas mengandung arti bahwa disamping memperhatikan kekhususan di setiap tahap, pengelola juga harus cepat tanggap terhadap perubahan yang terjadi. Perencanaan penyediaan sumber daya ataupun mekanisme pemakaiannya harus sanggup mengikuti irama naik turunnya intensitas ataupun perubahan jenis aktivitas dengan tepat. Di samping mengelola aktivitas jangka pendek dengan intensitas dan jenis aktivitas yang berubah cepat tersebut, dibutuhkan pula metode dan metode pemantauan, pengawasan dan pengendalian yang cukup peka atau sensitif. Hal ini memungkinkan ditemukannya penyimpangan selagi masih dalam tahap pertama sehingga masih tersedia waktu untuk mengadakan perbaikan sebelum berdampak besar.
B. Sifat Kegiatan yang Nonrutin dengan Samasukan Jelas dan Waktu Terbatas
Kegiatan nonrutin berarti dalam banyak hal belum dikenal. Adanya samasukan yang jelas, jadwal yang ketat dan keberadaannya yang bersifat sementara, sering diartikan sebagai aktivitas yang bercorak jadwal kilat (crash program) yang cenderung memprioritaskan pencapaian jadwal ketimbang samasukan yang lain. Karena keterbatasan waktu maka perencanaan dan keputusan yang diambil hendaknya didasarkan atas analisis yang matang. Analisis yang matang dan keputusan yang sempurna dalam waktu terbatas akan sanggup terjadi jika ada perhatian khusus terhadap aktivitas tersebut.
C. Sifat Kegiatan yang Bermacam – macam serta Meliputi Berbagai Keahlian
Macam aktivitas proyek berguaka ragam, mulai dari pengkajian aspek ekonomi , duduk perkara dampak lingkungan, design engineering, pembelian, manufaktur, hingga pada inspeksi dan tes kemampuan dan pemahaman produk, gedung atau instalasi yahng selesai dibangun. Masing – masing aktivitas memerlukan tenaga andal atau keahlian dari setiap disiplin ilmu yang bersangkutan. Adanya ”fragmentasi” yang ditandai dengan tersebarnya tenaga andal ke aneka macam loaksi proyek dalam waktu yang relatif usang akan cepat mengurangi kemampuan departemen yang yang bersangkutan dan juga perusahaan untuk menangani proyek yang lain, yang mungkin hadir pada waktu bersamaan. Untuk mengatasinya ditempuh jalan mengusahakan penerapan bersama sumber daya atau tenaga andal oleh beberapa proyek dari departemen fungsional, dengan membuka arus aktivitas horisontal.
D. Bersifat Multikompleks
Kompleksitas suatu proyek, disamping ditandai oleh banyaknya jenis dan jumlah kegiatan, juga ditandai oleh jumlah kekerabatan ke dalam dan ke luar dari organisasi – organisai akseptor proyek. Hubungan ke dalam yaitu kekerabatan dengan departemen fungsional, sedangkan kekerabatan ke luar yaitu kekerabatan dengan subkontraktor, rekanan, instansi pemerintah, penyandang dana. Untuk mengatasi duduk perkara tersebut diambil langkah sbb. :
- Mengadakan rapat koordinasi atau kontak bentuk lain diantara pihak yang berkepentingan.
- Membentuk panitia ad-hoc dengan anggota yang terdiri dari wakil organisasi yang berkepentingan.
- Membuat mekanisme dan peraturan kerja sama
- Membuat planning kerja dengan melibatkan mereka yang bersangkutan
Jika hasil yang diperoleh tidak memuaskan maka dibuat institusi atau posisi permguant selama proyek berlangsung, yang berfungsi sebagai koordinator dan integrator semoga aktivitas itu ditangani sebagai kesatuan utuh oleh individu yang mempunyai tanggung balasan atas keberhasilan proyek secara keseluruhan.
E. Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan Kadar Resiko Tinggi
Makna dari suatu aktivitas yang berlangsung sekali lewat ialah tidak dikendakinya adanya pengulangan alasannya yaitu akan menjadikan penambahan biaya dan melewati jadwal yang ditentukan. Untuk keperluan itu digunakan pendekatan sebagai diberikut :
Dilakukan pengkajian yang menyoroti tiruana aspek kelayakan proyek sebelum memasuki tahap implemetasi.
Pengkajian dilakukan tahap demi tahap semoga sanggup dicegah pengeluaran yang sekaligus berjumlah besar, sedangkan resiko kelangsungan proyek dalam arti terus atau tidak boleh masih belum terang benar.
Untuk menghindari pengulangan diusahakan membuat perencanaan pekerjaan seteliti mungkin dengan menggunakan metode sesuai keperluan.
F. Peserta mempunyai Multisamasukan yang Seringkali Berbeda
Peserta proyek bisa terdiri dari aneka macam bidang, baik dari internal maupun eksternal yang bisa saja mempunyai samasukan yang sama, tidak sama atau bahkan berlawanan. Disini pengelola berhadapan dengan campuran dari aneka macam organisasi atau bab – bagiannya yang relatif berdikari dengan multisamasukan. Dalam keadaan ini pengelola hendaknya menggunakan pendekatan sistem semoga aktivitas yang bersangkutan sanggup terjalin menjadi satu sistem terpadu dengan prioritas tunggal yaitu kepentingan proyek.
G. Waktu Mulai dan Penutupan
Mengingat periode berlangsungnya siklus proyek relatif pendek maka akan selalu ada aktivitas pertama yang terjadi pada waktu mulai dan pada waktu penutupan, sehingga perlu suatu pengelolaan spesifik yang berkaitan dengan aktivitas tersebut. Pada konsep administrasi proyek, insiden tersebut dijelaskan sebagai diberikut :
- Proyek Inisiasi Tahap ini menandai dan mengakui proyek mulai berlangsung. Peristiwa ini umumnya dilampaui oleh aktivitas studi kelayakan dan definisi keperluan lain – lainnya.
- Penutupan atau Terminasi Proyek Tahap ini yaitu masa selesai siklus proyek yang ditandai dengan adanya aktivitas penyerahan hasil selesai proyek ibarat inspeksi dan testing akhir, prakomisi, start up serta turnover.
Perilaku dan Fenomena Kegiatan Proyek
Tuntutan Pengelolaan dan Tanggapan untuk Mengatasinya
a. Bersifat dinamis. Intensitas dan jenis aktivitas berubah dalam waktu relatif pendek
- Cepat tanggap atas adanya perubahan
- Metode pemantauan dan pengendalian harus sensitif
- Perencanaan dan pengendalian terpadu
b. Nonrutin, belum dikenal, tetapi samasukan sudah digunakan dengan terang dalam waktu terbatas
- -Perhatian khusus oleh tim yang berdedikasi di bawah pimpro
c. Kegiatan bermacam ragam mencakup bermacam keahlian dan keterampilan
- Agar pemakaian sumber daya efisien dari segi perusahaan, perlu pemakaian bersama, digunakan organisasi matriks
d. Bersifat multikompleks. Melibatkan banyak akseptor dari luar dan dari dalam organisasi
- Penanggung balasan tunggal, pengutamaan pada koordinasi dan integrasi, pendekatan sistem dalam implementasi
e. Kegiatan berlangsung sekali lewat, dengan resiko relatif tinggi
- Pendekatan pragmatis, setapak demi setapak digunakan analisis sistem dalam perencanaan
f. Pelaksanaan aktivitas oleh banyak pihak, bidang atau organisasi
- Untuk memperkecil kendala birokrasi, diciptakan arus aktivitas dan komunikasi horisontal
g. Organisasi akseptor proyek sering mempunyai samasukan yang sama dan tidak sama pada waktu yang bersamaan
Bersifat joint venture
Pendekatan administrasi sistem
1.3 Manajemen Proyek
Definisi Manajemen Proyek berdasarkan H. Kerzner (1982) yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai samasukan jangka pendek yang sudah ditentukan. Lebih jauh, administrasi proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki vertikal dan horisontal. Konsep administrasi proyek yaitu :
Menggunakan pengertian administrasi berdasarkan fungsinya
- Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan samasukan yang sudah digariskan secara spesifik.
- Memakai pendekatan sistem (system approach to management)
- Mempunyai hierarki horisontal disamping hierarki vertikal
B. Teknik dan Metode yang Bercorak Khusus
Beberapa metode dan metode yang spesifik untuk menangani aktivitas proyek yang hingga derajat tertentu membedakannya dari administrasi klasik, diantaranya yaitu :
1. Merencanakan
Pada aspek perencanaan, baik administrasi proyek maupun administrasi klasik mengikuti hierarki perencanaan. Namun pada tahap operasional administrasi proyek perlu didukung oleh suatu metode perencanaan. Metode tersebut adalah:
Analisis jaenteng kerja
Metode penyusunan asumsi biaya proyek, dilakukan dengan sedikit demi sedikit sesuai dengan keperluan dan informasi.
2. Mengorganisir
Dibuat susunan organisasi yang memacu terselenggaranya arus aktivitas horisontal ataupun vertikal, dengan tujuan dicapainya penerapan sumber daya secara optimal.
3. Memimpin
Pimpinan tunggal dari kelompok dan bab organisasi diserahi kiprah khusus. Jadi, ia memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integrasi yang arus kerjanya vertikal dan horisontal menyilang lini/struktur fungsional yang sudah ada sebelumnya. Untuk melengkapi atau menambah otoritas resmi pimpro yang umumnya dianggap kurang dibanding tanggung jawabannya, maka harus dikembangkan expert power dan referent power.
Penanggung balasan Tunggal
Karena sifat aktivitas yang beragam, maka perlu adanya satu titik rujukan yang sanggup bertindak sebagai :
- Pusat sumber informasi bagi tiruana duduk perkara yang berkaitan dengan proyek
- Pelaku koordinasi dan tindak lanjut antara akseptor proyek
- Integrator dan pendorong semoga aktivitas dikerjakan sesuai prioritas dan kepentingan yang lain dari proyek
- Penanggunggugatan (accountability) terhadap pelaksanaan penyelenggaraan proyek
Aspek Integrasi
Penekanan khusus fungsi kepemimpinan dalam administrasi proyek yaitu sebagai integrator, terutama jika administrasi proyek ini beroperasi dengan menggunakan struktur organisasi matriks. Bila kadar ketergantungannya cukup besar, maka diharapkan langkah integrasi yang intensif semoga aktivitas bisa menjadi sinkron dan tidak terlepas sendiri – sendiri.
4. Mengendalikan
Dalam aktivitas proyek diharapkan adanya keterpaduan antara perencanaan dan pengendalian yang relatif lebih erat dibanding dengan aktivitas yang bersifat rutin. Diperlukan metode yang sanggup mengungkapkan atau mendeteksi penyimpangan sedini mungkin.
5. Menggunakan Pendekatan Sistem
Pendekatan ini menekankan bahwa proyek yaitu bab dari siklus sistem yang lengkap. Untuk mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik digunakan engineering sistem, sedangkan pada tahap implementasi digunakan administrasi sistem.
6. Pendekatan Contingency atau Situasional
Pendekatan contingency menyatakan bahwa kiprah administrasi yaitu mengidentifikasi metode dan metode mana yang harus digunakan untuk menangani suatu aktivitas pada waktu dan kondisi tertentu untuk mencapai persetujuan perusahaan dengan efektif dan efisien.
C. Evolusi Manajemen Proyek
Perumusan dan pelaksanaan administrasi proyek mengalami pertumbuhan secara bertahap. Defini 4 jenis organisasi proyek berdasarkan Keith Davis adalah:
1. Ekspeditor Proyek
Ekspeditor Proyek tidak melaksanakan fungsi manajer, tetapi mnegerjakan dua fungsi pokok, yaitu :
- Sebagai ”ekspeditor pekerjaan” Menjelaskan ”bahasa” dan aspek metode yang kompleks menjadi parameter yang perlu diketahui oleh pimpinan dan mereka yang berkepentingan.
- Sebagai sentra komunikasi penyelenggaraan proyek
Ekspeditor proyek siap menjawaban pertanyaan dan mempersembahkan informasi kemajuan proyek dan duduk perkara lain kepada stake folder.
2. Koordinator Proyek
Koordinator proyek yaitu pimpinan staff dan mempunyai kebebasan untuk bertindak dan bertanggungjawaban atas tindakannya. Ia melaksanakan kepemimpinan melalui mekanisme bukan otoritas lini.
3. Konfederasi Proyek
Mempunyai fungsi manajemen, ibarat merencanakan, mengorganisir, memimpin, melaksanakan motivasi dan mengendalikan aktivitas proyek, termasuk juga pekerjaan ekspeditor dan koordinator.
4. Manajemen Proyek
Manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk memimpin penyelenggaraan proyek. Ia mempunyai jalur kontak yang luas, baik ke dalam maupun ke luar.
D. Kapan Manajemen Proyek Digunakan
D. I Cleland dan W. R. King menyarankan semoga dipertimbangkan untuk menggunakan administrasi jika menghadapi situasi sebagai diberikut :
Menyangkut Reputasi Perusahaan
Bila keberhasilan atau pelaksanaan suatu aktivitas kuat besar terhadap reputasi perusahaan. Pendekatan ini memungkinkan mobilitas tenaga dan sumber daya lain secara efektif.
Derajat Keterkaitan dan Ketergantungan yang Amat Besar
Bila tujuan perusahaan harus dicapai dengan melaksanakan kiprah –tugas yang memerlukan kolaborasi erat dari aneka macam bidang internal ataupun external organisasi.
Besarnya ukuran aktivitas (Usaha)
Bilamana volume aktivitas suborganisasi secara substansi melebihi beban normal pada kurun waktu tertentu sehingga untuk melaksanakannya memerlukan embel-embel sumber daya, maka pendekatan pengelolaan dengan administrasi proyek berkhasiat untuk dipertimbangkan semoga penerapan sumber daya sanggup efektif dan efisien dipandang dari segi perusahaan secara menyeluruh.