Pengertian, Tujuan, Konsep Pengawasan Dan Pengadilan

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN 

1. PENDAHULUAN

1.1 Pengantar 

• Dalam proses organisasi seringkali terjadi kasus-kasus ibarat tidak diselesaikannya suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu penyelesaian (Deadline), suatu anggaran yang berlebihan, dan kegiatan-kegiatan lain yang menyimpang dari planning sehingga diharapkan proses pengawasan manajerial.
• Ada aneka macam macam sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling), antara lain evaluating, appaising, ataupun correcting.
• Pengawasan diharapkan oleh setiap organisasi alasannya yaitu faktor-faktor perubahan lingkungan organisasi yang terus-menerus, peningkatan komplesitas organisasi, adanya kesalahan-kesalahan, serta adanya kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.

1.2 Tujuan

• Mendeskripsikan pengertian pengawasan
• Mendeskripsikan wacana tipe-tipe pengawasan
• Mengetahui dan mendeskripsikan tahap-tahap pengawasan
• Memahami perencanaan pengawasan dan metode pengawasan
• Mendefinisikan pengendalian organisasional
• Menjelsakan perbedaan-perbedaan dalam serius pengendalian, termasuk pengendalian umpan maju, berkesinanmbungan dan umpan balik
• Menjelaskan empat langkah dalam proses pengendalian 
• Menjelaskan konsep Manajemen Mutu total

2. Konsep Pengawasan

2.1 Pengertian Pengawasan

1. Pengawasan sanggup diartikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan administrasi tercapai.
2. Langkah pertama proses pengawasan yaitu langkah perencanaan, penetapan tujuan, standar atau samasukan pelaksanaan suatu kegiatan.
3. Fungsi pengawasan berafiliasi erat dengan dengan fungsi manajerial lainnya ibarat perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengawasan.
4. Unsur-Unsur Pengawasan dikemukakan Robert J. Mockler dalam definisinya wacana pengawasan managemen yaitu suatu perjuangan sistematik untuk tetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem isu umpan balik, mebandingkan kegiatan nyata dengan standar yang sudah diputuskan sebelumnya, memilih dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diharapkan untuk menjamin bahwa tiruana sumberdaya perusahaan dipergunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

2.2 Tipe-Tipe Pengawasan

Tipe-tipe pengawasan dibagi menjadi tiga yaitu pengawasan penlampauan, pengawasan concurrent, dan pengawasan umpan balik.

Pengawasan Penlampauan(feedward control)ialah bentuk pengawasan yang dirancang untuk mengatasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan-tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Pengawasan ini efektif apabila manajer mapu mendapat isu akurat dan sempurna waktu wacana perubahan-perubahan dalam lingkungan atau wacana perkembangan terhadap tujuan-tujuan yang diinginkan mengingat pengawasan ini bersifat lebih aktif dan berangasan dalam mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diharapkan bahkan sebelum duduk kasus terjadi.

Pengawasan Concurrent sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”, “screening control” atau “berhenti-terus” dan dilaksanakan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control). Dalam pengawasan ini, aspek tertentu dari suatu mekanisme harus disetujui terlebih lampau atau syarat tertentu harus dipenuhi lampau sebelum kegiatan-kegiatan sanggup dilanjutkan atau menjadi semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanan suatu kegiatan.

Pengawasan umpan balik (feedback control) atau disebut past – action control ialah bentuk pengawasan yang mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang sudah diselesaikan. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan sehabis kegiatan terjadi.

Bentuk pengawasan pertama dan kedua cukup mempersembahkan peluang bagi administrasi untuk membuat tindakan koreksi dan tetap sanggup mencapai tujuan. Namun kelemahan kedua tipe pengawasan tersebut yaitu biaya yang mahal, tidak memungkinkannya kegiatan diawasi secara terus menerus, serta pengawasan yang berlebiahan spesialuntuk akan menurunkan produktivitas sehingga administrasi harus menerapkan sistem yang sesuai bagi situasi tertentu. 

2.3 Tahap – Tahap Pengawasan

Secara umum tahapan pengawasan terdiri dari lima tahap yaitu penetapan standar, penentuan pengukuran pelaksanan kegiatan, pengukuran pelaksanaan kegiatan, pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan, serta pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan. Hubungan antar kelima tahap tesebut sanggup dilihat ibarat gambar di bawah ini :

Penetapan standar mengandung arti pengukuran yang sanggup dijadikan sebagai patokan dalam penilaian hasil-hasil. Beberapa hal yang sanggup dijadikan sebagai patokan yaitu tujuan, samasukan, kuota dan sasaran pelaksanaan, terget penjualan, anggaran, pecahan pasar (market share), margin keuntungan, keselamatan kerja, dan samasukan produksi. Ada tiga bentuk standar yang umum yaitu:

• Standar fisik mencakup kualitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk
• Standar moneter mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, keuntungan kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya
• Standar-standar waktu mencakup kecepatan produksi aau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan

Dalam pengukuran standar diharapkan tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan. Dalam tahapan ini hal-hal yang biasa dijadikan pertanyaan yaitu dengan memakai 5W+1H, yaitu (Who) siapa yang akan terlibat, (What)Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan dan (How Often) seberapa sering pelaksanaan seharusnya dilakukan (jam,harian,mingguan, atau bulanan).

Pengukuran pelaksanaan kegiatan dilakukan secara berulang-ulang dan terus-menerus. Berbagai cara untuk melaksanakan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi) , laporan mulut maupun tulisan, metode otomatis, inspeksi (pengujian tes), atau dengan pengambilan sampel. Perusahaan banyak yang memakai investigasi internal (internal auditor) sebagai pelaksana pengukuran.

Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan dilakukan dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang sudah diputuskan. Tahapan ini paling simpel dilaksanakan, namun sanggup saja terjadi penyimpangan pada ketika penginterpretsian. Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk mengetahui standar yang tidak sanggup dicapai.

Pengambilan tindakan koreksi diharapkan apabila dari hasil analisa harus dilakukan tindakan koreksi. Tindakan koreksi sanggup dalam bentuk perubahan standar, perbaikan pengukuran pelaksanaan, atau merubah cara dalam menginterpretasikan dan menganalisa penyimpangan-penyimpangan.

2.4 Perancangan Pengawasan 

Prosedur penetapan sistem pengawasan yang diputuskan William H. Newman yaitu merumuskan hasil yang diinginkan, tetapkan petunjuk predictors (pengukuran masukan, hasil-hasil pada tahap permulaan, gejala-gejala, perubahan dalam kondisi yang diasumsikan), tetapkan standar penunjuk dan hasil, tetapkan jaenteng isu dan umpan balik, serta menilai isu dan mengambil tindakan koreksi.

Sebelum tindakan koreksi dilakukan, isu wacana penyimpangan dari standar harus dievaluasi terlebih lampau, kemudian diimplementasikan. 

3. Alat Bantu Pengawasan Manajerial

3.1 Management by Exception (MBE)

MBE atau prinsip pengecualian ialah metode pengawasan yang memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilakan karyawan atau tingkat management rendah untuk menangani variasi-variasi rutin. Hal ini sanggup dipraktekkan oleh manajer-manajer penjualan produksi, keuangan, personalia, pembelian, pengawasan mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya. Manajer lini pun sanggup memakai prinsip ini dalam pengawasan harian mereka. 

Pengawasan dengan metode ini mempunyai kelebiha yaitu bersifat murah, tetapi penyimpangan spesialuntuk sanggup diketahui sehabis kegiatan terlaksana. Metode pengawasan dengan cara ini spesialuntuk sanggup dipergunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.

3.2 Management Information System (MIS)

Sistem isu administrasi atau management information system memainkan peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi managemen perencanaan dan pengawasan dengan efektif.

Definisi MIS yaitu suatu metode formal pengadaan dan penyediaan bagi managemen, isu yang diharapkan dengan akurat dan sempurna waktu untuk memmenolong proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan, dan operasional organisasi dilakukan secara efektif. 

Tahapan MIS yaitu survey penlampauan dan perumusan masalah, desain konseptual, desain terperinci, dan taha implementasi. MIS sanggup berjalan efektif apabila mengikuti lima pedoman yaitu mengikut sertakan pemakai (unsur) ke dalam tim perancang, mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem, memperlakukan isu yang relevan dan terseleksi lebih daripada pertimbangan kuantitas belaka, pengujian penlampauan sebelum diterapkan, menyediakan tes dan dokumentasi tertulis yang mencakup beberapa aspeki bagi operator dan pemakai sistem.

4. Karakteristik Pengawasan Efektif

Karakteristik pengawasan yang efektif sanggup diperinci sebagai diberikut :

• Akurat yaitu isu wacana pelaksanaan harus akurat
• Tepat waktu, yaitu isu harus dikumpulkan, disampaikan, dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera
• Obyektif dan menyeluruh, yaitu isu harus simpel dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap
• Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis
• Realistis secara hemat dimana biaya sitem pengawasan harus lebih rendah
• Realistis secara organisasional dimana sistem pengawasan harus cocok atau serasi dengan kenyataan organisasi
• Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
• Fleksibel yaitu pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk mediberikan jawaban atau reaksi terhadap bahaya ataupun peluang dari lingkungan
• Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
• Diterima para anggota organisasi

5. Metode Pengawasan

5.1 Pengawasan Non Kuantitatif

• metode pengawasan non kuantitatif yaitu metode pengawasan yang digunakan manager dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. 
• Teknik yang sering digunakan yaitu :

1. Pengamatan (control by observation)
2. Inspeksi teratur dan langsung 
3. Pelaporan mulut dan tertulis (control by report)
4. Evaluasi dan pelaksanaan 
5. Diskusi antara manajer dan dan bawahan wacana pelaksanaan suatu kegiatan

5.2 Pengawasan Kuantitatif

• Sebagian besar metode pengawasan kuantitatif cenderung memakai data-data khusus dan metode kuantitatif untuk mengukur dan menilik kuantitas dan kualitas keluaran
• Metode-metode kuantitatif terdiri dari :

1. Anggaran (budget) seperti 

• anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas, dan lain-lain
• Anggaran khusus ibarat planning programming budgeting system (PPBS), zero-base budgeting (ZBB), dan human resource accounting (HRA)

2. Audit ibarat internal audit, ekstenal audit, dan management audit. 

6. Pengendalian

6.1 Pengertian Pengendalian Organisasional 

• Pengendalian organisasional yaitu proses pengaturan yang sistematis dari aktifitas-aktifitas organisasional untuk mengakibatkan mereka konsisten dengan harapan-harapan yang dibuat dalam rencana,target,dan standar kinerja.
• Jadi, para manajer harus tetapkan standar, ukuran, dan metrik mana yang dibutuhkan untuk memonitor dan mengendalikan organisasi dengan efektif serta menetukan sistem-sistem untuk memilih standar tersebut.

7. Fokus Pengendalian Organisasional

Pengendalian sanggup berserius pada kejadian sebelum, selama, atau sehabis proses. Secara umum, jenis pengendalian ad tiga, yaitu pengendalian umpan maju, berkesinambungan, dan umopan balik. 

7.1 Pengendalian Umpan Maju

• Pengendalian umpan maju yaitu pengendalian yang berusaha untuk emngidentifikasikan dan mencegah penyimpangan-penyimpangan sebelum mereka muncul. 
• Pengendalian umpan maju juga disebut pengendalian preliminer atau preventif, dimana pengendalian berserius pada sumberdaya manusia, materi, dan keuangan yang masuk ke organisasi. Tujuan pengendalian ini yaitu umtuk memastikan bahwa kualitas masukan culup tinggi untuk mencegah masalah-masalah ketika organisasi melaksanakan tugas-tugasnya.
• Pengendalian umpan maju sangat terperinci diterapkan dalam seleksi dan perekrutan karyawan baru.

7.2 Pengendalian Yang Berkesinambungan

• Pengendalian berkesianambungan yaitu penegdalian yang mengawasi kativits-aktivitas karyawan yang dilakukan terus-menerus untuk memastikan mereka konsisten dengan standar-standar kinerja.
• Pengendalian berkesinambungan melibatkan cara-cara yang digunaka organisasi-organisasi untuk mempengaruhi para karyawan. Pengendalian juga mencakup penegndalian diri, lewat mana individu-individu mengadakan pengendalian-pengendalian yang berkesinambungan atas sikap mereka sendiri dikarenakan nilai dan sikap pribadi.

7.3 Pengendalian Umpan Balik

• Pengendalian uman balik (feedback control) berserius pada hasil-hasil organisasi khususnya produk simpulan atau layanan
• Pngendalian umpan balik berserius apad ukuran keuangan. Penganggaran belanja ialah bentuk pengendalian umpan balik alasannya yaitu apara manajer teah mengawasi apakah mereka sudah beroperasi dalam target-target anggaran belanja mereka dan melaksanakan pembiasaan yang dibutuhkan.

8. Model Pengendalian Umpan Balik

Sistem-sistem pengendalian yang didesain dengan baik melibatkan penerapan umpan balik untuk menetukan apakah kinerja yang ada memenuhi standar standar yang ditentukan. 

8.1 Langkah Pengendalian Umpan Balik

Peran manajer dalam membangun sitem pengendalian terdiri atas emapat langkah utama yaitu:

1. Membangun standar kinerja ada yaitu para manajer mendefinisikan tujuan untuk departemen-departemen organisasional secara spesifik, bentuk-bentuk operasional yang mencakup standar kinerja yang digunakan untuk membandingkan aktivitas-aktivitas organisasional. 
2. Mengukur kinerja faktual yaitu mempersiapkan laporan ukuran kinerja kuantitatif formal yang ditinjau oleh para manajer setiap hari, setiap ahad atau setiap bulan diaman ukuran-ukuran yang digunakan harus berkenaan dengan standar-standar yang ditentukamn pada langkah pertama proses pengendalian
3. Membandingkan kinerj dengan standar yaitu para manajr menginterpretaikan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dan diharapkan menggali lebih dalam dan menemukan penyebab duduk kasus tersebut.
4. Mengambil tindakan korektif dimana para manajer memilih perubahan-perubahan,jika ada yang diperlukan. Para manajer mungkin mendorng para karyawan untuk bekerja lebih keras, mendesain ulang proses produksi, atau memecat karyawan.

8.2 Penerapan Penganggaran Belanja

• Pengendalian bujeter ialah salah satu metode pengendalian manajerial yang paling umum digunakan nadalah proses penentuan target-target untuk pengeluaran organisasi, pengawasan hasil, dan membandingkannya dengan anggaran belanja dan pembuatan perubahan yang diperlukan.
• Anggaran belanja diciptakan untuk setiap divisi atau departemen dalam sebuah organisasi, tidak peduli seberapa kecil, selama ia menampilkan proyek, program, atau fungsi yang tidak sama.

9. Manajemen Kualitas Total

• Manajemen kualitas total yaitu komitmen seluruh organisasi untuk emnanamkan kualitas dlam setiap acara lewat perkembangan yang berkelanjutan.
• Filosofi TQM berserius pada kerjasama tim yang meningkatkan kepuasan pelanggan dan dan menurunkan biaya.

9.1 Teknik-Teknik TQM

• Lingkaran Kualitas yaitu kelompok yang terdiri atas 6-12 karyawan sukarela yang bertemu secara rutin untuk mendiskusikan dan memecahkan duduk kasus yang mempengaruhi kualitas kerja mereka.
• Acuan didefinisikan sebagai proses pengukuran produk, layanan, dan praktik yang berlangsung terus-menerus terhadap kompetitir-kompetitor paling tanggung atau perusahaan-perusahaan yang diakui sebagai pemimpin-pemimpin industri.
• Sigma Enam ialah pendekatan pengendalian kualitas yang menitikberatkan pengejaran terus-menerus akan kualitas yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah. 
• Waktu Siklus Yang Dipersingkat merujuk pada langkah-langkah yang diambil perusahaan untuk menuntaskan satu proses perusahaan, ibarat mengajar sebuah kelas, menerbitkan buku pelajaran, dan lain sebagainya.
• Perbaikan berkelanjutan ialah implementasi perbaikan dan peningkatan kecil dalam jumlah besar di seluruh bidang dalam organisasi yang terjadi secara terus-menerus.

9.2 Faktor-Faktor Keberhasilan TQM

Meskipun menjanjikan, administrasi mutu kualitas total tidak selalu berhasil. Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan TQM yaitu:

a. Positif

• Tugas-tugas menuntut keterampilan tinggi para karyawan
• TQM bekerja dan memotivasi karyawan 
• Keterampilan memecahkan duduk kasus diperbaiki untuk tiruana kryawan
• Partisipasi dan kerjasama tim digunakan untuk menangani masalah-masalah signifikan
• Perbaikan berkelanjutan ialah sebuah cara hidup

b. Negatif

• Harapan administrasi terlalu tinggi dan tidak realistis
• Para manajer tingkat menengah tidak puas alasannya yaitu kehilangan wewenang
• Para pekerja tidak puas dengan aspek-aspek kehidupan organisasional yang lain
• Para pemimpin serikat kerja tidak diikutkan dalam diskusi-dikusi Quality Control
• Para manajer menunggu inovasi-inovasi yang besar dan dramatis

10. Berbagai Kecenderungan Dalam Pengendalian Keuangan Dan Kualitas 

10.1 Standar Kualitas Internasional

Standar kualitas Internasional dikenal dengan ISO 9000 yaitu serangkain standar internasional untuk sistem administrasi kualitas yang memilih garis pedoman yang sama untuk proses-proses guna memastikan bahwa produk-produk memenuhi persyaratan pelanggan.

10.2 Sistem Pengendalian Keuangan Yang Baru

Para manajer memakai sistem ibarat nilai tambah ekonomi, nilai tambah pasar, dan penetuan biaya produksi berbasis acara untuk menyediakan pengendalian keuanagn yang efektif.

• Nilai Tambah Ekonomi (EVA) yaitu sitem pengendalian yang mengukur kinerja yang dipandang dari keuntungan sehabis pajak dikurangi biaya modal yang diinvestasikan dalam aktiva-aktiva nyata/aktual
• Nilai tambah Pasar (MVA) menambahkan dimensi lain alasannya yaitu ia mengukur asumsi pasar saham terkena nilai masa kemudian perusahaan dan proyek-proyek investasi odal perusahaan yang sudah diperhitungkan
• Penentuan Biaya Produksi Berbasis Aktivitas (ABC) yaitu sistem penegndalian yang mengidentifikasikan aneka macam acara yang dibutuhkan untuk menyediakan produk dan mengalokasikan biaya yang sesuai.

REFERENSI;

Hani Handoko, 2003. Manajemen Edisi ke 2. BPFE Yogyakarta. 

PROPAGASI

A. Latihan dan Diskusi (Propagasi vertical dan Horizontal) 

B. Pertanyaan (Evaluasi mandiri) 

1. Sebutkan contoh-contoh pengendalian umpan balik yang mungkin digunakan disebuah restoran bergaya keluarga? Atau di rumah sakit besar 
2. Apakah perbedaan antara penganggaran dan analisa keuangan? 
3. Jenis analisa apa yang sanggup memmenolong manajer dalam mendiagnosa kondisi keuangan perusahaan? 

C. QUIZ -mutiple choice (Evaluasi) 

D. PROYEK (Eksplorasi entrepreneurship, penerapan topic bahasan pada dunia nyata)