Pengertian Dan Jenis-Jenis Desain Struktur Organisasi

PENGORGANISASIAN

Fungsi administrasi setelah Perencanaan yaitu Pengorganisasian. Pengorganisasian dimaksudkan semoga manajer sanggup menempatkan orang-orangnya dalam struktur formal yang di dalamnya terkandung kiprah –tugas serta hak dan kewajiban atas penerapan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Struktur formal ini biasa dikenal dengan nama struktur organisasi yang sanggup menghipnotis sikap dan sikap karyawan terhadap pekerjaan mereka. Struktur organisasi yang sesuai dan sempurna akan sanggup menimalkan biaya dan meningkatkan efisiensi.

1. DEFINISI DAN PENGERTIAN

To organize – to organ – organon (Anglo sexon Greak/Yunani); organum (latin) = alat, bagian, anggota/badan; to organize = menyusun bagian-bagian yang terpisah-pisah menjadi suatu kesatuan sehingga sanggup dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan dalam mencapai tujuan.

Organizing dari kata organism artinya membuat suatu struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan sehingga mampunyai hubungan saling menghipnotis satu dengan yang lainnya (organisasi = hasil dari pengorganisasian; pengorganisasian = penyusunan kiprah kerja dan tanggung balasan mengorganisasi = menghimpun beberapa orang untuk gotong royong melaksanakan pekerjaan guna mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

Berikut ini beberapa definisi wacana pengorganisasian.

1. Stoner dan Walker (1986) : Pengorganisasian ialah satu proses di mana acara kerja disusun dan dialihkan kepada sumber tenaga untuk mencapai tujuan sebuah organisasi.
2. Jaafar Muhammad (1992) : Pengorganisasian yaitu penyusunan sumber-sumber organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan semoga tujuan dan adil organisasi yang dirancang sanggup dicapai.
3. Gatewood, Taylor, dan Farell : Pengorganisasian yaitu acara yang terlibat dalam suatu struktur organisasi yang sesuai, memdiberi kiprah kepada pekerja serta membentuk hubungan yang mempunyai kegunaan di antara pekerja dan tugas-tugas.
4. Certo (1997) : Fokus pertama pengorganisasian yaitu menentukan acara yang akan dilakukan oleh sumber daya insan dalam organisasi dan bagaimana SDM tersebut sanggup diselaraskan atau digabungkan dengan cara yang terbaik untuk mencapai tujuan organisasi.

Kesimpulan yang diperolah dari definisi-definisi di atas yaitu bahwa pengorganisasian yaitu pembentukan struktur organisasi yang di dalamnya terkandung: 1). Penugasan formal bagi individu-individu dan bagian-bagian organisasi, 2). Hubungan komunikasi dan pelaporan formal termasuk garis kewenangan, penanggung-jawaban keputusan, jumlah tingkat hirarche, dan jenjang kontrol manajer, 3). Bahwa penyusunan struktur ini untuk memastikan terjadinya koordinasi yang efektif bagi seluruh karyawan di seluruh lini dan bab organisasi. melaluiataubersamaini kata lain bahwa dalam setiap bangkit struktur organisasi disangga oleh 4 pilar, yakni :

1. Division of Work (Pembagian pekerjaan) yaitu pemecahan kiprah kompleks menjadi komponen-komponennya, sehingga setiap orang bertanggung balasan untuk beberapa acara terbatas dan bukan kiprah secara keseluruhan. Seringkali dirujuk sebagai dukungan tugas.
2. Departementalisasi ialah penggabungan kiprah secara logis dan efisien. Untuk melacak jaenteng kompleks dari hubungan formal dalam sebuah organisasi, manajer biasanya mengambar denah organisasi untuk melukiskan bagaimana pekerjaan dibagi-bagi. Dalam denah sebuah organisasi, kotak mewakili pengelompokan logis dari acara pekerjaan yang kita sebut dengan “departemen”. Departementalisasi, oleh lantaran itu, ialah hasil keputusan manajer wacana acara pekerjaan apa yang sanggup dihubungkan dengan kelompok serupa.
3. Hierarki berarti menetapkan siapa yang memdiberi laporan kepada siapa dalam organisasi. Sesudah pekerjaan dibagi-bagi, departemen dibuat dan rentan kembali dipilih manajer sanggup menetapkan rantai komando. Hasil dari keputusan ini ialah pola bertingkat yang disebut “hierarki”. Puncak hierarki organisasi yaitu daerah manajer peringkat senior bertanggung balasan atas operasi dari seluruh organisasi.
4. Koordinasi yaitu menetapkan mekanisme yang menyatukan acara departemental menjadi suatu kesatuan dan memonitor keefektivan iintegrasi tersebut. Tanpa koordinasi, orang akan kehilangan pandangan terhadap kiprahnya dalam organisasi secara total yang pada risikonya sanggup mengorbankan samasukan organisasi. Seberapa jauh koordinasi yang dibutuhkan tergantung pada sifat dari pekerjaan yang dilakukan dan tingkat saling ketergantungan dari orang-orang dalam banyak sekali unit yang melaksanakan kiprah itu.

2. PROSES PENGORGANISASIAN

Proses pengorganisasian haruslah dilaksanakan dengan hati-hati dengan mempertimbangkan beberapa aspek yang terkait dengan pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan, penetapan kiprah bagi masing-masing individu, dll yang pada pada dasarnya mengandung 5 langkah yakni:

1. Meninjau ulang Rencana dan Tujuan Organisasi untuk melihat aktifitas-aktifitas apa saja yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan untuk melaksanakan planning tersebut
2. Menetapkan aktifitas-aktifitas pekerjaan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan (mendesain pekerjaan)
3. mengklasifikasikan dan mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang serupa dan saling berkaitan (departemenisasi)
4. Memdiberikan penugasan dan delegasi kewenangan untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan tersebut (Pendelegasian pekerjaan)
5. Menyusun hubungan hierarchi (vertikal dan horisontal) antar orang-orang di dalam organisasi, semoga terlihat terang aliran tanggung-jawaban dalam pembuatan keputusan dan hubungan koordinasi antar bab (Rentang administrasi dan rantai komando).

Jika digambarkan, proses tersebut akan tampak sebagai diberikut:

Langkah 1

Desain pekerjaan

Dalam denah struktur organisasi formal yang disusun, jasa John Frederick Taylor dengan Prinsip-prinsip Organsiasinya sangatlah besar, lantaran pastilah menggambarkan unsur-unsur yang sudah ia kembangkan bertahun-tahun kemudian sebagai diberikut:

1. Spesialisasi Pekerjaan

Spesialisasi pekerjaan yaitu kegiatan membagi-bagi pekerjaan sesuai yang dibutuhkan oleh organisasi dan dengan tenaga kerja yang sesuai dengan jumlah dan keahlian yang dibutuhkan, sehingga karyawan yang bersangkutan spesialuntuk mengerjakan pekerjaan tertentu sesuai bidang dan bagiannya. Spesialisasi pekerjaan sangat dibutuhkan bagi pekerjaan-pekerjaan besar yang membutuhkan banyak keahlian yang saling terkait semoga terjadi efisiensi, namun spesialisasi pekerjaan rutin yang tidak banyak membutuhkan pemikiran seringkali menimbulkan kejenuhan sehingga perlu adanya rotasi kerja sekali waktu.

2. Rantai Komando

Rantai Komando yaitu garis kewenangan yang digambar tak terputus yan mengikat seluruh individu dalam organisasi dan mengatakan siapa yang harus bertanggung balasan pada siapa. Dalam Rantai komando juga perlu diperhatikan adanya prinsip-prinsip: 1). Kesatuan Perintah, yang menjamin bahwa setiap karyawan spesialuntuk wajib mematuhi perintah dari atasan langsungnya. Prinsip ini dibutuhkan semoga karyawan tidak mengalami konflik ajakan datau kepentingan dari banyak sekali atasan atau supervisor. 2). Jenjang organisasi yang mengatakan tingkat-tingkat satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, kiprah dan wewenang, serta kedudukannya dalam keseluruhan organisasi. Jenjang organisasi bisa menjadi sangat tinggi mabadunga organisasi membesar sehingga menjadi kurang efisien lantaran jenjang pembuatan keputusan semakin panjang, jenjang manajer semakin banyak, kontak antar pribadi dari atasan ke karyawan terbawah bahkan ke pelanggan nyaris tidak ada. Untuk mengatasi hal ini biasanya organisasi membelah diri berdasarkan fungsinya.

3. Kewenangan

Kewenangan yaitu hak formal dan sah dari seorang manajer untuk membuat keputusan, mempersembahkan perintah dan mengalokasikan sumberdaya bagi kepentingan organisasi. Kewenangan ini tercantum dalam diskripsi pekerjaan dan harus memperhatikan prinsip-prinsip sbb: 1). berdasarkan posisi dalam organisasi, siapaun orangnya haruslah mendapatkan kewenangan yang sama jikalau ia menduduki posisi tersebut. 2) Diterima oleh bawahan untuk menmbuat keputusan berdasarkan hak sah organisasional; 3). Kewenangan mengalir ke bawah sesuai jenjang hierarchi vertikal, bahwa posisi yang lebih tinggi mempunyai kewenangan yang lebih besar.

Di dalam organisasi ada tiga jenis kewenangan, yakni :

• Kewenangan lini, yang mempersembahkan kewenangan bagi para manajer untuk bekerja eksklusif dengan bawahannya dan membuat keputusan eksklusif bagi jajarannya tanpa harus berkonsultasi pada bab yang lain. 
• Kewenangan Staf, yakni kewenangan yang dimiliki oleh ajun manajer atau staff departemen untuk mempersembahkan masukan, menolongan dan layanan tertentu yang dibutuhkan. Bentuk kewenangan ini tidak mempunyai kewenangan melaksanakan tindakan tak wajib dipatuhi kecuali jikalau secara kasuistis didiberikan kewenangan untuk itu oleh . 
• Kewenangan fungsional, yakni kewenangan yang didelegasikan secara formal pada individu atau pada deparkawan untuk menangani atau memmenolong aktifitas-aktifitas tertentu yang dilaksanakan oleh bab lain. Kewenangan fungsional seharusnya tidak sejalan dengan prinsip kesatuan Perintah, lantaran bawahan bisa mempunyai 2 atasan : Langsung dan Fungsioanl, namun hal ini terkadang juga dibutuhkan mabadunga pekerjaan tersebut secara fungsional terkait erat dan untuk megampangkan koordinasi.

4. Delegation

Pada masa belakangan ini pendelegasian wewenang dalam organisasi makin dianjurkan, semoga sanggup mempersembahkan keluwesan terbaik bagi karyawan dalam memenuhi kebutuhan pelanggannya. Pendelegasian wewenang selain sanggup meningkatkan kinerja organisasi, juga sanggup meningkatkan kepuasan kerja karyawan lantaran merasa didiberi kewenangan melaksanakan sesuatu yang berharga bagi organisasi. Tanpa pendelegasian wewenang, karyawan spesialuntuk akan mengerjakan sesuatu dengan perintah, tak mempunyai inisiatif dan rasa memiliki. Namun untuk mendelegasikan sebagian wewenang, ada beberapa hal yang pelu diperhatikan sebagai diberikut:

1. Menyesuaikan antara kiprah yang akan didelegasikan dengan karyawan/tim yang akan menerimanya dari segi kemampuan, keahlian dan sikap.
2. Organisasikan pekerjaan yang akan didelegasikan (apa yang harus dilakukan, bagaimana melaksanakannya, kapan harus selesai, keahlian apa yang dibutuhkan) dan komunikasikan dengan terang pada bawahan.
3. Memdiberikan penugasan kerja secara terang dan spesifik, sehingga karyawan tahu bahwa mereka bertanggung-jawaban penuh atas pekerjaan tersebut.
4. Memdiberikan kewenangan yang cukup untuk melaksanakan kiprah khusus tersebut, tidak berlebihan sehingga menjadi diktatorial tanpa sepengetahuan sang manajer, dan juga tidak terlalu terbatas sehingga menyulitkan pelaksanaan pekerjaan.
5. Pastikan semoga mereka mendapatkan bab tanggung-jawaban atas penyelesaian pekerjaan tersebut sebagai bab logis dari kesediaan mendapatkan wewenang, serta bagaimana mekanisme pertanggungan-jawabannya. Perlu diingat bahwa tanggung-jawaban terbesar tetap berada di tangan manajer atau supervisor/atasan langsung.

5. Rentang Kendali

Rentang kendali yaitu jumlah terbanyak bawahan eksklusif yang sanggup dipimpin dengan baik oleh seorang manajer. Jumlah tersebut sangat relatif, bisa luas dan bisa sempit tergantung pada kebutuhan pekerjaan yang dilaksanakan dan kebutuhan organisasi yang bersangkutan, atau setidaknya dari faktor-faktor diberikut ini: 

1. Subjektif (kecakapan dan keahlian, pengalaman, kesehatan, umur, bakat, kepemimpinan seseorang, kepribadian, kedudukan sosial, dan lain-lain),
2. Objektif (faktor di luar diri seseorang, faktor lingkungan: jenis pekerjaan, waktu untuk menuntaskan pekerjaan, kestabilan organisasi, jarak antara pengawas dan bawahan, banyak sedikitnya pekerjaan pada bawahan atau atasan).
3. Apakah sifat organisasi tersebut tersentralisassi atau terdesentralisasi. Jika tersentralisasi maka rentang kendali akan sangat luas alasannya yaitu kekuasaan lebih terpusat.

3. BENTUK ORGANISASI

Pada umumnya dikenal dua bentuk organisasi, yakni yang berbentuk mekanistik dan yang berbentuk organik. Pilihan mana yang sesuai untuk sebuah organisasi sangat bergantung pada tujuan, visi-missi, dan pekerjaan yang dilaksanakannya serta kondisi lingkungan daerah organisasi tersebut beroperasi. Bentuk mekanik biasanya dipilih oleh organisasi yang jenis pekerjaannya relatif pasti, lingkungannya relatif tetap dan jenis kiprah yang dilaksanakan mempunyai kebutuhan mekanistik yang cukup besar lantaran melayani berdasarkan hubungan impersonal. Sedang bentuk organik biasanya berdasarkan kebutuhan pelaksanaan pekerjaan yang sifatnya cenderung menangani problem on the spot, situasi lingkungan dan permasalahan yang cepat berubah; serta hubungan pekerjaan yang cenderung personal, dan organisasinya berskala kecil (misalnya organisasi amal, organisasi yang menangani bencana, dlsb).

Secara umum Struktur organisasi organik mempunyai ciri sebagai diberikut:

1. Tugas-tugas dispesifikasikan secara jelas,
2. Hak dan kewajiban anggota organisasi dijabarkan secara jelas;
3. Hubungan formal organisasional antara posisi staf dan lini dijabarkan secara jelas;
4. Komunikasi cenderung bersifat dan diatur secara formal melalui struktur kanal komunikasi organisasi

Sedang organisasi yang bersifat organik mempunyai ciri sebagai diberikut :

1. Peran masing-masing anggota oranisasi tidak dijabarkan secara jelas;
2. Penugasan terus-menerus dijabarkan ulang sesuai dengan kebutuhan organisasi;
3. Tidak atau sedikit ketergantungan pada kekuasaan formal;
4. Pengendalian dilakukan secara terdesentralisasi;
5. Pembuatan keputusan dilakukan dengan cepat lantaran tidak bergantung pada kekuasan formal tapi berdasarkan permasalahan yang dihadapi langsung.

4. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DESAIN STRUKTUR ORGANISASI

Biasanya pilihan desain struktur organisasi yang dianggap sempurna dipengaruhi oleh 5 faktor sebagai diberikut: 

1. Ukuran Organisasi

Semakin membesar sebuah organisasi, makin kompleks pula desain struktur yang dibutuhkan (misalnya Negara), sebaliknya jikalau organisasinya kecil dan sederhana maka pilihan desain strukurnya juga sangat sederhana bahkan mungkin tidak memerlukan struktur formal. Tidak ibarat organisasi yang besar, organisasi kecil tidak membutuhkan banyak sekali hukum formal lantaran pekerjaan dilaksanakan berdasarkan kebutuhan. Sebaliknya organisasi yang besar membutuhkan struktur organisasi yang terang semoga pekerjaan sanggup didelegasikan dan pertanggungjawabanan sanggup diminta secara formal, dlsb.

2. Fase Hidup Organisasi

Seperti manusia, sebuah organisasi juga bisa dianalogikan mempunyai fase daur hidup, dimulai dari fase kelahiran, fase remaja, fase dewasa, dan fase kematangan. Pada fase kelahiran sebuah organisasi mungkin belum membutuhkan struktur organisasi formal dan pendelegasian wewenang lantaran pekerjaan dilaksanakan berdasarkan pola cita-cita dan kebijakan sang pendiri organisasi semata

• Pada fase remaja, sebuah organisasi mulai bertumbuh dan perhatian organisasi bergeser dari mencoba memenuhi cita-cita sang pendiri menjadi memenuhi cita-cita para pelanggan. Mungkin bentuk organisasi masih organik, namun struktur organisasi formal sederhana dan delegasi wewenang mulai diterapkan.
• Fase sampaumur dimulai ketika organisasi sudah meraih banyak sukses dan makin berkembang, sehingga semakin banyak karyawan, pekerjaan dan pelanggan yang ditanganinya. Untuk itu struktur yang lebih formal dibutuhkan lantaran pemilik atau pendiri makin tak bisa melaksanakan kontrol eksklusif atas satu persatu karyawannya, atau berhadapan eksklusif dengan pelanggannya. Untuk menjamin kelancaran jalannya organisasi hari demi hari, dibutuhkan pendelegasian wewenang, jenjang organisasi, dan pengaturan-pengaturan lain yang bersifat mekanistik. Pada fase ini organisasi cenderung inovatif, kreatif dan ekspansif.
• Fase matang dicapai ketika organisasi sudah makin stabil sehingga cenderung makin kurang inovatif dan makin kurang ekspansif. Perhatian utamanya yaitu meningkatkan efisiensi dan laba dengan memelihara kestabilan organisasi dan kestabilan lingkungan kerja. Karena makin kurang inovatif dan kurang kreatif, organisasi bisa menjadi makin menurun vitalitasnya dan risikonya mati perlahan-lahan. 

Siklus atau daur hidup organisasi tidaklah harus berlangsung ibarat di atas, lantaran bisa saja pada ketika sudah mencapai fase sampaumur bukannya beralih memasuki masa matang tapi justru mundur dan kembali ke fase remaja. Agar tetap bisa bertahan, maka sebuah organisasi yang sudah mencapai fase matang haruslah merevitalisasi diri. Yang niscaya semakin besar dan semakin bau tanah sebuah organisasi, kebutuhannnya akan bentuk organisasi yang mekanik makin besar pula.

3. Strategi

Faktor lain yang menghipnotis keputusan pemilihan desain struktur organisasi yaitu seni administrasi yang diambil oleh organisasi itu sendiri. Organisasi yang lebih mementingkan penemuan produk terus menerus mungkin lebih membutuhkan struktur organisasi yang organik semoga pengambilan keputusan tidak terhalang oleh struktur organisasi formal. Sementara organisasi yang mementingkan hasil produk yang efisiens dan efektif mungkin lebih membutuhkan organisasi yang mekanik

4. Lingkungan

Lingkungan yaitu dunia daerah organisasi tersebut beroperasi, yang mencakup beberapa aspek situasi ekonomi, sosial-budaya, politik, teknologi dan alam yang besar lengan berkuasa secara eksklusif pada organisasi. Situasi atau kondisi lingkungan biasanya digambarkan berdasarkan sifatnya: Lingkungan yang stabil dan Lingkungan yang dinamis. Organisasi yang bekerja pada lingkungan yang stabil dan memproduksi barang/jasa yang relatif stabil cenderung menentukan struktur organisasi yang mekanik, sedang yang bekerja pada lingkungan dinamis (misalnya perusahaan eloktronik : HP, komputer, dll; yang menghadapi dinamisnya perkembangan teknologi serta kebutuhan pasar yang cepat berubah) cenderung menentukan struktur organik.

5. Teknologi

Joan Woodward pada pertama tahun 1960-an mereview 100 perusahaan di Inggris untuk melihat ketepatan struktur organisasi dengan teknologi yang digunakan, menemukan bahwa organisasi yang memakai teknologi produksi massal lebih sesuai memakai bentuk organisasi mekanis, sedang yang memakai teknologi teknologi produksi berdasarkan pesanan individual (misalnya perusahaan cetak foto, digital printing dan yang sejenisnya) lebih membutuhkan struktur organisasi organik.

5. JENIS-JENIS DESAIN STRUKTUR ORGANISASI

Ada lima pendekatan umum dalam mendesain struktur organisasi, yakni bentuk yang berdasarkan : Fungsi, Divisi; matriks; Tim; dan Jaenteng. Lima bentuk struktur organisasi ini menggabungkan banyak sekali elemen dari struktur mekanik dan struktur organik alasannya yaitu ada kecenderungan organisasi-organisasi masa sekarang untuk mengurangi birokrasi dengan lebih banyak mendesentralisasikan kewenangan, mengurangi mekanisme dan aturan, dst. Bentuk-bentuk struktur organisasi tersebut yaitu sbb:

1. Struktur Fungsional

Adalah struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh organisasi tersebut, contohnya bab produksi; marketing; keuangan; Human Resources; dlsb. misal denah struktur fungsional yaitu sbb:

2. Struktur Divisi

Adalah denah struktur yang disusun berdasarkan output yang dihasilkan oleh masing-masing departemen di dalam organisasi tersebut. Penyusunan struktur organisasi yang bersifat difisional ini memungkinkan para manajernya untuk berserius pada sumberdaya dan produk/jasa yang dihasilkannya. Struktur divisi juga megampangkan daalam memonitoring hasil kerja setiap divisinya lantaran masing-masing mempunyai sasaran hasil yang jelas. Karena disusun berdasarkan output yang dihasilkan, maka struktur ini juga lebih fleksibel dan tanggap terhadap perubahan, lantaran sebuah bab atau divisi sanggup dikurangi atau ditambah sesuai kebutuhan. misal struktur divisi ini contohnya perusahaan yang memproduksi banyak sekali alat pemmembersihkan dan kebutuhan mandi dan mengkatagorikan departemennya berdasarkan hasil produksinya: Departemen sabun mandi, departemen sabun detergen, sabun mandi, shampo, pasta gigi, dsb. Demikian juga organisasi yang mengkatagorikan departemennya berdasarkan wilayah operasionalnya (PT. Telkom dengan banyak sekali divisi regionalnya di seluruh Indonesia).

3. Struktur Matriks

Struktur matriks adalh kombinasi dari struktur fungsional dan struktur divisional. Struktur ini memakai bentuk permguan yang memadukan kebutuhan fungsional dengan serius divisional. Karyawan dalam struktur matriks minimal menjadi bab dari dua kelompok formal pada ketika yang bersamaan, baik sebagai karyawan fungsional maupun sebagai salah satu anggota tim produksi, acara atau proyek yang sedang dilaksanakan. Karena menjadi anggota lebih dari satu bagian, maka karyawan juga melapor pada dua atau lebih atasan. Struktur matriks selain sanggup meningkatkan motivasi kerja karyawan, juga memungkinkan pemdiberian petes administrasi umum dan teknis sekaligus pada karyawan secara lintas fungsi. Selain itu, struktur matriks juga mempunyai kelebihan lain, yakni: kerjasama dan pemecahan problem yang lebih baik antar bagian; lebih fleksibel; layanan konsumen yang lebih baik; pertanggung-jawabanan kinerja yang lebih baik dan meningkatkan administrasi strategis.

Namun disamping kelebihan, struktur matriks juga mempunyai kelemahan, yakni: kebingungan pada karyawan yang harus bertanggung-jawaban pada dua atasan, terlebih jikalau masing-masing atasan merasa lebih berhak atas lainnya. Selain itu adanya tim khusus yang menuntut kesepakatan kerja dan soliditas yang tinggi juga sanggup membuat anggotanya melupakan tujuan yang lebih besar dari organisasi; serta sanggup meningkatkan biaya operasional lantaran tim juga membutuhkan pimpinan.