Friday, February 15, 2019
Arti Dan Penggolongan Laporan Bisnis
1. Pengertian Laporan Bisnis
Untuk sanggup melaksanakan suatu aktivitas operasi secara efisien, perusahaan perlu banyak sekali macam jenis laporan. Apapun posisi Anda, baik sebagai instruktur manajemen, akuntan, ilmuan, eksekutif junior, supervisor, wakil eksekutif atau peneliti, Anda mungkin harus menulis suatu laporan kepada atasan Anda. Seringkali efektivitas suatu laporan yang Anda sajikan akan menjadi materi pertimbangan terhadap promisi maupun penghasilan Anda. Untuk itu, Anda perlu mengetahui bagaimana membuat suatu laporan bisnis secara efisien dan efektif.
Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Busines Communications” mempersembahkan definisi wacana laporan bisnis (busines report) sebagai suatu laporan yang mempunyai sifat netral, tidak memihak, mempunyai tujuan yang terperinci dan planning penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan (bisnis) sebagai suatu pesan-pesan yang adil, tersusun teratur yang dipakai untuk memberikan informasi dari suatu penggalan organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke forum yang lain untuk memmenolong pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Atas dasar definisi tersebut, maka sanggup diambil suatu kesimpulan bahwa satu laporan bisnis mempunyai banyak sekali karakteristik menyerupai netral, tidak memihak, adil, penyampaian informasi baik intern maupun eksten, biasanya diminta oleh mereka yang mempunyai kewenangan yang lebih tinggi dan mempunyai suatu tujuan tertentu, yaitu memmenolong pemecahan problem dan pengambilan keputusan.
Biasanya suatu laporan menyajikan secara lebih rinci yang dikemas dalam bentuk memo atau model satu halaman surat bisnis. Laporan memerlukan perhatian yang lebih dalam pengorganisasian, alat menolong visual, dan metode-metode lain yang memungkinkan suatu laporan sanggup dan praktis dibaca. Laporan juga sanggup mempersembahkan manfaat dan tujuan suatu penyajian laporan yang akurat, informasi yang logis dan tidak emosional. Suatu laporan mungkin sanggup kedua-duanya, baik tertulis atau lisan.
Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis dipakai untuk memenuhi banyak sekali keperluan antara lain:
- § Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misaln laporan operasional, laporan aktivitas personal.
- Untuk memmenolong mengimplementasikan kebijakan-kebijakan prosedur-prosedur yang sudah diputuskan perusahaan. Misalnya, kebijakan penempatan posisi kerja.
- Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan aturan dan peraturan-pera yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan anali dampak lingkungan, dan laporan ketenagakerjaan (perburuhan).
- Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang dibutuhkan baik b keperluan internal maupun eksternal. Misalnya, laporan perk mban dan laporan selesai suatu kegiatan.
- Untuk menganalisis informasi dan mempersembahkan bimbingan agi pengambilan keputusan-keputusan atas isu-isu tertentu. Misalnya, laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting, dan laporan justifikasi.
- Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya, anjuran penjualan.
2. Penggolongan Laporan Bisnis
Laporan bisnis sanggup digolongkan ke dalam banyak sekali cara penggolongan baik berdasarkan fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan perternuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci sanggup dijelaskan diberikut ini.
a. Menurut Fungsinya
Menurut fungsinya, suatu laporan sanggup dibedakan apakah untuk memdiberi informasi atau untuk analisis. Suatu laporan yang bersifat memdiberi informasi (informational report) menyajikan fakta-fakta dan rangkuman-tanpa melaksanakan analisis, kesimpulan, atau rekomendasi. Nama lain untuk laporan informasional yaitu Laporan Perkembangan (progress reports), Laporan Sementara (interm reports), dan Laporan Thwulan (quarterly Reports).
Laporan analitikal (analitycal report) menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsirkannya, kemudian mengambil kesimpulan dan memdiberi rekomendasi. Laporan analitikal mungkin didiberi label, contohnya laporan rekomendasi (recommendation reports), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification reports).
b. Menurut Subjeknya
Menurut subjeknya, suatu laporan sanggup dibedakan berdasarkan pada departemen mana suatu laporan itu diperoleh. Sebagai contoh, laporan akuntAnsi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemamasukan, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan-laporan metode.
c. Menurut Formalitasnya
Menurut formalitasnya, suatu laporan sanggup dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Laporan formal sering disebut juga dengan istilah laporan panjang (long reports); sedangkan laporan nonformal sering disebut juga dengan istilah laporan singliat (short reports). Laporan formal umumnya panjang-lebih dari 10 halaman-dan meliputi beberapa aspek masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian panjang lebih dari 10 halaman dan “panjang” atau "pendek' yaitu bervariasi, tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Laporan formal meliputi beberapa aspek:
Body text: penlampauan, isi, penutup.
Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, daftar tabel.
Supplemental parts: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah, indeks.
Laporan informal biasanya spesialuntuk meliputi beberapa aspek body text. Namun demikian, beberapa laporan informal mungkin meliputi beberapa aspek judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.
d. Menurut Keasliannya
Menurut keasliannya, suatu laporan sanggup dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela; juga apakah publik atau swasta. Laporan otoritas (authorized reports) yaitu suatu laporan yang dibentuk atas dasar usul atau mendapat kuasa dari orang lain atau komite; laporan sukarela (voluntary reports) yaitu suatu laporan yang dibentuk atas inisiatif Anda sendiri. Laporan swasta (private reports) yaitu suatu laporan yang dibentuk perusahaan-perusahaan swasta. Laporan publik (public reports) yaitu suatu laporan yang dibentuk oleh lembaga-lembaga pernerintah, termasuk sekolahsekolah, rumah sakit-rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiaya oleh negara.
e. Menurut Frekuensinya
Menurut frekuensinya, suatu laporan sanggup dibedakan atas dasar apakah secara. bersiklus atau khusus. Laporan bersiklus (periodic reports) sanggup dikeluarkan secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Yang termasuk laporan bersiklus antara lain laporan bursa saharn setiap jam, laporan penjualan tiap hari, laporan biaya tiap seminggu, laporan produksi setiap bulan, laporan aktivitas komite tiap kuartar, dan laporan anggaran tahunan. Laporan khusus ditulis mabadunga kebutuhan terhadap suatu informasi muncul. Laporan khusus (special reports) meliputi beberapa aspek suatu situasi atau kejadian yang unik (khusus) menyerupai munculnya krisis dalam suatu perusahaan.
f. Menurut Jenisnya
Menurut jenis atau penampilannya, suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Jenlis laporan sanggup bersifat informal (laporan singkat/short reports) maupun formal (laporan panjang/long reports). Laporan informal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
1) Laporan Memorandum
Laporan memorandum (memorandum reports) ialah suatu laporan yang memakai format memo yaitu kepada, dari, subjek, dan tanggal.
2) Laporan Surat
Laporan surat (letter reports) ialah suatu laporan yang memakai format surat dengan kepala surat, di dalamnya meliputi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan penggalan referensi.
3) Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong.
4) Laporan Formal
Laporan formal (formal reports) biasanya lebih panjang daripada laporan informal. Laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long reports).
g. Menurut Kegiatan Proyek
Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat figa jenis laporan, yaitu laporan pendahutuan (preliminary reports), laporan perkembangan, (progress reports), dan laporan selesai (final reports). Laporan penlampauan meliputi beberapa aspek bagaimana suatu proyek disiapkan, hasil yang diharapkan, dan bagaimana melaksanakan peladhan pegawai. Selanjutnya, setelah proyek berlangsung, perlu disusun laporan perkembangan secara berkala. Pada ketika proyek berakhir, dibuatlah laporan akhir.
h. Menurut Pelaksanaan Pertemuan
Berdasarkan pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis sanggup dibedakan ke dalam jadwal (agenda), resolusi (resolutions), notulen (minutes), dan laporan perternuan (proceedings). Agenda yaitu suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu Perternuan berlangsung. la meliputi beberapa aspek jadwal pelaksanaan, dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan. Hal ini akan memmenolong peserta dalam mempersiapkan pertemuan. Resolusi yaitu laporan singkat yang secara formal meliputi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen yaitu laporan resmi dalam suatu perternuan yang sudah berlangsung. la meliputi beberapa aspek catatan tiruana hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan yaitu suatu laporan resmi yang cakupan bahasannya lebih luas dan meliputi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.
A. Persiapan Sebelum Menulis Laporan Bisnis
Persiapan yaitu sesuatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu nya dengan membuat laporan. Adapun persiapan yang dibutuhkan sebefum enulis laporan meliputi beberapa aspek paling tidak 4 tahapan sebagai diberikut:
1. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup
Tahap pertarna perencanaan yaitu melaksanakan analisis masalah, yang encakup tujuan penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan, seperti: Apa yang diinginkan?, Berapa banyak?, Mengapa?, dan kapan, akan memmenolong Anda dalam memutuskan masalah, tujuan, ruang up, keterbarasan (dana dan waktu), dan judul suatu laporan.
2. Pertimbangkan Siapa Yang Akan Menerima Laporan
Memvisualisasikan pembaca atau pendengar Anda dan kebutuhan mereka yaitu tahapan yang penting dalam mempersiapkan laporan bisnis. Dalam mepersiapkan laporan bisnis perlu dipertimbangkan banyak sekali hal yang berkaitan dengan audience. Artinya, seseorang yang ingin menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akan mendapatkan laporan tersebut, baik dari segi pendidikannya, pengalamannya, maupun perilaku emosionalnya. Hal ini bertujuan supaya laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audience sanggup genai samasukannya.
3. Menentukan Ide atau Gagasan
Dalam tahap ini, tuliskan sernua inspirasi yang terlintas, secara umum. Kemudian buatlah laporan berdasarkan planning kerja yang rind. Untuk beberapa laporan, rumuskan hipotesis sebagai dasar untuk menentukan informasi apa yang Anda perlukan. Sebagai contoh, kalau tujuan Anda yaitu mencari penyebab tingginya tingkat perputaran dalam perusahaan, Anda sanggup menuangkan ide-ide yang berkaitan dengan kondisi kerja, supervisi, penghasilan, dan kebijakan promosi. Kemudian Anda mungkin mempertimbangkan subdivisi dari topik-topik tersebut. Kondisi kerja sanggup meliputi beberapa aspek lingkungan fisik (lokasi kantor, pabrik, kafetaria) dan faktor-faktor nonfisik, menyerupai amis dan kebisingan.
4. Mengumpulkan Bahan Yang Diperlukan
Tahap keempat dalam menyiapkan laporan yaitu mengumpulkan fakta yang dibutuhkan dari sumber-sumber yang sanggup dipercaya. Untuk beberapa laporan mungkin Anda mempunyai data di dalam ingatan Anda. Meskipun demikian, Anda mungkin perlu juga mencari data-data embel-embel dengan melaksanakan penelitian sekunder (mencari data dari majalah, surat kabar, dolcumen pernerintah, ensiklopedia) dan penelitian primer (mencari data dari catatan file organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara, daftar pertanyaan).
5. Menganalisis dan Menafsirkan Data
Untuk laporan singkat, tahap ini spesialuntuk memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun, untuk laporan panjang menyerupai laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diperoleh dari banyak sekali sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama. Analisis atau penafsiran Anda haruslah seadil mungkin. Berusahalah jujur, dan tidak pernah menghilangkan atau memanipulasi fakta relevan.
6. Mengorganisasi Data dan Mernpersiapkan Outline Akhir
Sesudah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, Anda sanggup mengorganisasikan hasil ternuan dan membuat outline akhir. Tetapi, sebelum menyiapkan outline, Anda perlu tahu badan laporan dan mempertimbangkan banyak sekali metode pengorganisasian dan outline.
Sesudah Anda menuntaskan 6 tahap persiapan, langkah diberikutnya yaitu adalah membuat penggalan pokok laporan bisnis yang meliputi beberapa aspek penlampauan, teks (text), dan penutup.
B. Bagian Pokok Laporan Bisnis
1. Penlampauan
Dalam penggalan penlampauan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:
a. Pemdiberi Kuasa yaitu orang yang merninta laporan.
b. Layout atau Rencana Presentasi menceriterakan kepada pernbaca apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis.
c. Masalah biasanya didefinisikan pada pertama-pertama penggalan penlampauan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis ditetapkan.
d. Maksudpenulisan laporan bisnis harus nampak dalam. bagian. penlampauan. Elemen tersebut ialah hal. yang sangat penting dalam suatu laporan bisnis. Istilah lain yang serupa antara lain: tujuan, misi, strategi, atau samasukan.
e. Ruang Lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis.
f. Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Anda sanggup memperoleh data dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan atau melaksanakan wawancara, survei, atau eksperimen.
g. Sumber-sumberprimer atau sekunder, yang meliputi antara lain: publikasi (majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, surat, memo, hasil wawancara, karyawan, dan sebagainya. Jika Anda menulis laporan wacana pengalaman. bisnis Anda sendiri, maka pernyataan yang Anda tulis dalam. suatu laporan bisnis yaitu ialah sumber.
h. Latar Belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan, kalau pembaca perlu latar belakang informasi untuk memperoleh citra menyeluruh dan pemahaman yang terperinci terhadap suatu pokok bahasan.
i. Definisi Istilah perlu dicantumkan kalau Anda memakai istilah yang mempunyai beberapa penafsiran. Anda harus menunjukan kepada pembaca definisi yang Anda maksudkan.
j. Keterbatasan contohnya dalam hal. dana, waktu, ajun peneliti, atau data yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk sebut beberapa keterbatasan. yang ada sebelurn melaksanakan penelitian lebih lanjut.
k. Rekomendasi menunjukan wacana keputusan yang perlu di laporkan di dalam suatu laporan bisnis, contohnya keputusan antara membeli mesin gres atau mesin setengah pakai, restrukturisasi karyawan, pemdiberian uang pesangon, menambah perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardwar ), membangun kantor perwakilan, dan sebagainya. Karena pembaca membaca secara rinci dalam laporan, ia tahu bagaimana fakta yang ada besar lengan berkuasa terhadap keputusan yang sudah diambil.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut, sanggup digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul "Penlampauan". Bahkan dalam laporan berkala, judul penlampauan sanggup dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca sudah mengetahuinya.
2. Teks
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis yaitu isi teks (laporan). Dalam. penggalan ini, Anda mengulas dan berbagi hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian. ini sanggup memmenolong Anda mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus meliputi beberapa aspek temuan fakta yang penting dan relevan dan memmembuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut.
3. Penutup
Bagian epilog berfungsi umuk merangkum laporan secara menyeluruh mengambil kesimpulan, atau memdiberi rekomendasi. Pengambilan kesimpular harus didasarkan pada isi teksnya dan tidak memasukkan bahan-bahan yan baru, yang sama sekali belum dibahas dalam penggalan pembahasan. Pada penggalan penutup, Informational Report disebut rangkuman dan Analytical Report disebu kesimpulan, rekomendasi, atau kesimpulan dan rekomendasi. Bagian epilog sendiri didiberi j udul planning tindakan atau proposisi.
a. Rangkuman
Rangkuman meliputi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadang kala spesialuntuk meliputi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian.
b. Kesimpulan
Kesimpulan meliputi penilaian fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi penulis.
C. Rekomendasi
Rekomendasi menyarankan suatu jadwal tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang sudah dibuat.
d. Rencana Tindakan
Rencana tindakan sebagai pernyataan terakhir yang meliputi beberapa aspek waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung tanggapan terhadap program/proyek yang akan dilaksanakan.
e. Proposisi
Istilah proposisi belakangan ini dipakai dalam dunia akademis atau jurnal sebagai suatu pernyataan yang tegas, tuntutan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.
Bentuk penyusunan suatu laporan mempunyai daya tarik tertentu yang akan menghipnotis pembacanya. Oleh lantaran itu, selain maksud dan subjek laporan, calon. pembaca laporan juga harus Anda pertimbangkan manaka6 Anda. menentukan rencaKia organisasional untuk seluruh badan laporan (body report) dan penggalan teks. Kemudian, Anda perlu membuat topik bahasan dengan benar.
C. Organisasi Tubuh Laporan Bisnis
1. Teknik Menyusun Tubuh Laporan Bisnis
Ada dua cara yang sanggup dipakai untuk menyusun badan laporan bisnis yaitu cara deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung). Kebanyakan laporan bisnis disusun secara deduktif lantaran pembaca ingin tahu lebih dini terkena kesimpulan dan rekomendasi laporan bisnis. I
a. Teknik Deduktif
Kata deduktif (deductive) atau pribadi (direct), berard menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau, menunjukan inspirasi pokok atau rekomendasi terlebih lampau, sebelum hal-hal yang rinci dijelaskan.
Dalam suatu laporan panjang, pembaca biasanya lebih suka memakai cara deduktif lantaran ia mempersembahkan kepada pembacanya suatu citra yang cepat sebelum mereka mengetahui secara lebih rinci. kalau penggalan selesai tidak diungkapkan pada pertama (permulaan) laporan, mungkin pembaca akan melewati atau mengabaikan bahasan yang rinci supaya da at segera mengetahui penggalan selesai (terminalsection) laporan gres kemudian, kembali lagi ke penggalan pertama. Secara umum, Anda sanggup memakai cara deduktif, kalau pembaca Anda mempunyai karakteristik sebagai diberikut:
1. Eksekutif yang sibuk.
2. Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera.
3. Ingin mengetahui good news atau informasi netral.
4. Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih praktis kalau kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada pertama laporan.
5. Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera.
6. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif
b. Teknik Induktif
Teknik induktif tidak sama cara penyajiannya dengan cara deduktif. melaluiataubersamaini cara induktif Anda menunjukan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan. Anda menyajikan fakta-fakta serta bahan-bahan pendukung lainnya, sebelum hingga pada penggalan kesimpulan atau rekomendasi. Anda sanggup memakai cara induktif, kalau pembaca Anda mempunyai karakteristik sebagai diberikut:
1. Ingin mengetahui klarifikasi secara rinci terlebih lampau untuk sanggup memahami kesimpulan dan rekomendasinya.
2. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang sangat senang (badnews).
3. Mungkin merasa kesimpulannya tidak bias dan sanggup menerimanya.
4. Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan spesialuntuk penggalan jadinya saja.
5. Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif
2. Teknik Menyusun Teks Laporan Bisnis
Salah satu kiprah yang cukup rumit dalam membuat laporan bisnis yaitu memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehinggaterbentuk penggalan teks laporan bisnis. Anda harus membuat keputusan sebelum mulai menulis laporan. Anda sanggup berbagi teks dengan cara-cara diberikut ini :
a. Membuat Topik-topik atau Kriteria
Teknik ini ialah hal yang umum dalam membuat suatu laporan.
Judul utarna laporan Anda mungkin memakai kriteria standar, faktor-faktor, pernecahan masalah, manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan Anda yaitu untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli, memproduksi sendiri, atau menyewa dari perusahaan lain, keputusan pertama yaitu bagaimana menentukan kriteria yang paling penting.
b. Menyusun Urutan suatu Peristiwa atau Kijadian-kdadian
Dalam pembuatan agenda, jadwal konvensi, dan laporan perkembangan sanggup memakai aturan secara kronologis. Periode waktu, menyerupai tanggal, bulan, tahun, jam, isu terkini akan lebih sesuai dengan pokok bahasannya.
c. Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat
Organisasi ini yaitu bermanfaa untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah mereka di rumah, pabrik, kantor, sentra perbelanjaan, perusahaan internasional dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke banyak sekali penjuru dunia.
d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Teknik pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis.
Metode ini menelusuri tahapan-tahapan, katakanlah suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin, tahapan mekanisme melakukart tabungan atau penarikan simpanan.
e. Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet
Pada urutan pertama memberikan ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting, selanjutnya kurang penting, atau tidak penting.
f. Menyusun urutan tingkatjami & tritas
Teknik pengembangannya dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana (simple) atau familiar kemudian meningkat ke hal-hal yang lebih kompleks atau yang kurang familiar. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan Anda akan lebih praktis memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya daripada yang tidak atau belum diketahui.
g. Menyusun sumber-sumberyang digunakan
Metode ini kurang diminati, kecuali Anda yakin terhadap pembaca bahwa mereka sangat tertarik terhadap sumber informasinya. Anda sanggup memakai cara ini jika, misainya, Anda melaporkan spesialis yang berpidato di gedung perternuan pada perusahaan Anda dan Anda diminta untuk hadir.
h. Pemecahan Masalah
Teknik yang terkenal ini mengulas problem terlebih lampau, kemudian diikuti dengan cara pernecahan masalahnya. Teknik ini umum dipakai untuk mengorganisasi suatu. presentasi yang bersifat persuasi.
3. Metode Outline
Sesudah Anda menyusun atau mengorganisasi badan dan teks laporan, Anda akan mengatur judul (headings) dan subjudul (subheadings) dalam suatu outline. Suatu outline yang baik, khususnya untuk laporan yang panjangnya dua halaman atau lebih, outline ialah alat yang paling penting dan ekonomis waktu. Ia akan menjadi penuntun Anda dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panj ang (laporan formal), ia j uga akan menj adi daftar isi laporan Anda.
Sebelum Anda menulis laporan, outline memmenolong Anda untuk melihat hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan keseluruhan di dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih (overlapping). Sebelum Anda mengulas judul dan subjudul, terlebih lampau akan dibahas jenis-jenis judul, format outline, dan paralelisme dalam judul.
a. Jenis-jenis judul
Di dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul sanggup digolongkan kedalam 4 judul, yaitu: (1) judul topik (topic headings), (2) judul kalimat lengkap (complete sentence headings), (3) judul kalimat imperatif (imperative sentence headings), dan (4) judul variant (variant headings). judul topik ialah judul yang paling familiar atau umum. Mereka terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frase singkat. judul kalimat lengkap selalu meliputi beberapa aspek subjek dan predikat. judul kalimat imperatif (seperti perintah) dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak mempunyai subjek. Judul variant biasanya dimulai dengan participle.
Berikut ini yaitu tumpuan jenis-jenis judul:
- Judul Topik: Persiapan atau Persiapan Sebelum Menulis Laporan
- Judul Kalimat Lengkap : Persiapan Adalah Penting Sebelum Menulis Laporan atau Persiapan Adalah Penting
- Judul Kalimat Imperatif : Siapkan Secara Efisien atau Siap Sebelum menulis Laporan
- Judul Variant : Mempersiapkan Sebelum Menulis Laporan
- Judul yang baik seharusnya terperinci dan memberikan subjek yang akan dijelaskannya. Di samping itu, apabila sebuah kata dipilih sebagai judul topik, maka usahakan ia tidak memberikan pada suatu pengertian yang terlalu luas.
b. Format Outline
Untuk outline singkat/pendek (short outlines) (spesialuntuk tiga atau empat judul dan subjudul), Anda mungkin lebih baik menentukan format yang sederhana (simple). Sedangkan untuk outline yang panjang, Anda sanggup memakai salah satu dari ketiga cara yang tersedia.
Kombinasi angka-huruf (numerical-letter combination) yaitu yang paling terkenal dalam dunia bisnis dan sekolah-sekolah. Sistem decimal (decimal system) lebih banyak dipakai dalam laporan sains dan metode. Kombinasi huruf-angka lebih banyak dipakai oleh mereka yang senang dengan huruf-huruf sebelurn hingga pada judul utamanya.
Bila Anda menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu:
1. Tempatkan ide-ide yang paling penting pada tingkatan tertinggi, pertimbangkanpanjanglaporan, subjek, dan pembaca.
2. Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masingmasing bagian.
3. Jika Anda membagi suatu topik, paling t1dak Anda mempunyai dua subjudul, contohnya A. 1 dan A.2.
4. Gunakan pertimbangan dengan baik, tidakboleh terlalu banyak dan tidakboleh terlalu sedikit untuk subjudul.
5. Tidak pernah memakai judul Laporan sebagai penggalan judul.
C. Paralelisme dalam judul
Semua judul harus paralel, artinya mempunyai tingkat yang sama dalam setiap penggalan outline. Ini berarti bahwa mereka harus mempunyai bentuk gramatikal yang sama, menyerupai ialah kata benda, frase, atau kalimat. Sebagai contoh, paralelisme kombinasi angka-huruf sanggup digambarkan sebagai 1, 11, 111, IV, V; A, B, C, D di bawah 1; 1, 2, 3 di bawah ILA; I dan 2 di bawah ILB; a dan b dibawah II.B.2 dan seterusnya.